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使用發票開單軟件的優點

發票就是由商家開發給客戶, 而客戶就根據發票的內容付款給商戶.

很多小商家仍舊使用手寫發票, 在發票逐一填上產品和價錢資料, 完成後再轉發給客戶. 另一個方案就是採用Excel的範本. 每次開發票時, 就開啟範本, 在預先留空的位置填上產品和客戶資料並列印給客戶. 手寫發票和使用Excel的範本都是較簡單和便宜的方法, 但是郤有不少的缺點, 為公司運作帶來不方便. 由於文件單一儲存, 資料並不是儲存在單一系統內, 要找尋舊發票會更花時間, 亦沒有任何搜尋工具可協助, 更不可以自動製作統計報告等, 這會為公司的管理帶來不便.

使用發票開單軟件的優點
1. 提昇發票資料的準確性
使用手寫發票往往很容易忘掉填寫某部份資料. 發票軟件內置不少的功能, 例如:自動設定發票日期, 自動設定排版等. 它更可對於一些重要欄目或填寫錯誤作出提示. 有著這些功, 你便可集中於發票的內容, 確保資料正確, 這可大大提昇發票的準確性.

2. 提昇公司效率
在發票軟件內, 你可以將產品和客戶資料預先輸入儲存, 方便之後使用. 當需要製作發票時, 你只需簡單按下按鈕, 便可將預先儲存的產品和客戶資料載入至發票單據內, 你不用每次打入資料.

軟件亦可讓你製作不同的文件, 例如: 報價單, 收據, 送貨單, 採購單等. 這是十分重要的, 因為它可以讓你公司內的程序整合在單一軟件內, 亦可大副減少文書工作.

3. 展示專業形象
你可以利用軟件, 將發票製作成PDF檔案. 若你需要列印或以電郵發送發票, 製成PDF檔案是十分重要的. 一張美觀而排版整齊的發票可以向客戶清楚展示產品和價格資訊. 專業的發票可提昇客戶的信心, 亦增加客戶再次購買的機會.

4. 讓會計報稅過程更輕鬆
若你使用手寫發票或以 Excel 範本製作發票, 你便需以人手處理會計事宜. 這不單費時, 你或會把跟客戶的交易資料記錄忘掉. 利用電腦軟件, 所有的資料都會被記錄下來, 這些資料亦可以隨時找到, 十分方便. 軟件亦可製作不同類型的報告, 協助你製作相關的會計文件, 有效被免出錯.

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