意高方案技術分享 » 辦公室軟件應用 http://www.evinco-software.com/chi/blog 意高方案 透過技術分享專欄，分享團隊的專業知識，讓你有效運用資訊科技/互聯網資源，開拓更多商機。 Thu, 29 Jul 2010 08:33:00 +0000 en hourly 1 http://wordpress.org/?v=3.0 使用發票開單軟件的優點 http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e4%bd%bf%e7%94%a8%e7%99%bc%e7%a5%a8%e9%96%8b%e5%96%ae%e8%bb%9f%e4%bb%b6%e7%9a%84%e5%84%aa%e9%bb%9e/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e4%bd%bf%e7%94%a8%e7%99%bc%e7%a5%a8%e9%96%8b%e5%96%ae%e8%bb%9f%e4%bb%b6%e7%9a%84%e5%84%aa%e9%bb%9e/#comments Thu, 22 Jul 2010 05:38:43 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=552

發票就是由商家開發給客戶, 而客戶就根據發票的內容付款給商戶.

很多小商家仍舊使用手寫發票, 在發票逐一填上產品和價錢資料, 完成後再轉發給客戶. 另一個方案就是採用Excel的範本. 每次開發票時, 就開啟範本, 在預先留空的位置填上產品和客戶資料並列印給客戶. 手寫發票和使用Excel的範本都是較簡單和便宜的方法, 但是郤有不少的缺點, 為公司運作帶來不方便. 由於文件單一儲存, 資料並不是儲存在單一系統內, 要找尋舊發票會更花時間, 亦沒有任何搜尋工具可協助, 更不可以自動製作統計報告等, 這會為公司的管理帶來不便.

使用發票開單軟件的優點
1. 提昇發票資料的準確性
使用手寫發票往往很容易忘掉填寫某部份資料. 發票軟件內置不少的功能, 例如:自動設定發票日期, 自動設定排版等. 它更可對於一些重要欄目或填寫錯誤作出提示. 有著這些功, 你便可集中於發票的內容, 確保資料正確, 這可大大提昇發票的準確性.

2. 提昇公司效率
在發票軟件內, 你可以將產品和客戶資料預先輸入儲存, 方便之後使用. 當需要製作發票時, 你只需簡單按下按鈕, 便可將預先儲存的產品和客戶資料載入至發票單據內, 你不用每次打入資料.

軟件亦可讓你製作不同的文件, 例如: 報價單, 收據, 送貨單, 採購單等. 這是十分重要的, 因為它可以讓你公司內的程序整合在單一軟件內, 亦可大副減少文書工作.

3. 展示專業形象
你可以利用軟件, 將發票製作成PDF檔案. 若你需要列印或以電郵發送發票, 製成PDF檔案是十分重要的. 一張美觀而排版整齊的發票可以向客戶清楚展示產品和價格資訊. 專業的發票可提昇客戶的信心, 亦增加客戶再次購買的機會.

4. 讓會計報稅過程更輕鬆
若你使用手寫發票或以 Excel 範本製作發票, 你便需以人手處理會計事宜. 這不單費時, 你或會把跟客戶的交易資料記錄忘掉. 利用電腦軟件, 所有的資料都會被記錄下來, 這些資料亦可以隨時找到, 十分方便. 軟件亦可製作不同類型的報告, 協助你製作相關的會計文件, 有效被免出錯.

EasyBilling 易票據軟件 助你製作報價單, 發票, 收據, 估價發票, 採購單, 送貨單等等. 到訪 EasyBilling 易票據網頁 獲取詳細資料.

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e4%bd%bf%e7%94%a8%e7%99%bc%e7%a5%a8%e9%96%8b%e5%96%ae%e8%bb%9f%e4%bb%b6%e7%9a%84%e5%84%aa%e9%bb%9e/feed/ 0 如何寫支票 http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e5%a6%82%e4%bd%95%e5%af%ab%e6%94%af%e7%a5%a8/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e5%a6%82%e4%bd%95%e5%af%ab%e6%94%af%e7%a5%a8/#comments Thu, 08 Jul 2010 14:01:47 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=547

當開發支票時, 很多人也會忘記填寫一部份. 將支票存進銀行時, 才發現支票因錯漏而未能存入, 導致轉帳延誤, 這是令人十分懊惱的.

寫支票要留意的數點.
- 寫下日期
- 正確地填上收款人的名字. 填寫時應盡量靠近左邊.
- 是劃線支票嗎? 在支票的左上角加上兩條鈄線, 表示為劃線支票.
- 填上文字金額. 留意可在最尾加上"正"字或劃一條橫線
- 填上數字金額
- 在支票上簽名. 或需蓋上公司印章.
- 在支票簿的存根填上資料, 以作記錄.

寫支票的一些貼士:
1. 若支票上有錯誤, 你應該清晰地將錯誤刪掉, 並在修改處附近加上簽名.
2. 使用墨水筆書寫, 並確保不可修改.
3. 確定支票上的文字和數字金額一致.
4. 發出支票前, 再重覆核對.

其實, 支票列印軟件可助你開發和列印支票.

ChequeSystem 支票列印軟件 可助你避免手寫錯誤. 它更可將支票的資料自動記錄下來, 方便管理.
支票列印軟件有很多不同的功能可有效助你開發和列印支票.

1. 自動設定支票日期為當天. 若有需要, 可更改支票日期.

2. 收款人名字可以從預先製定的列表中載入, 不用逐次填寫.

3. 只需鍵入數字金額, 文字金額便會自動轉換.

4. 設有勾選格設定劃線支票.

5. 精準列印, 確保不會留下太多的空白空間.

6. 軟件更可就透支作出提示.

7. 支票資料會自動記錄.

8. 完整報告可列出開發支票的全部資料, 包括日期, 收款人, 金額等等, 更會自動計算總金額.ump sum.

9. 軟件更可儲存重覆開發的支票模版. 若你需要定時向收款人發出支票, 你可以利用支票模版建立支票, 不用每次輸入支票資料.

你可以到訪 ChequeSystem 支票列印軟件 詳細瞭解如何輕鬆開發支票.

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e5%a6%82%e4%bd%95%e5%af%ab%e6%94%af%e7%a5%a8/feed/ 0 當使用電腦時, 也得保護你的眼睛 http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e7%95%b6%e4%bd%bf%e7%94%a8%e9%9b%bb%e8%85%a6%e6%99%82-%e4%b9%9f%e5%be%97%e4%bf%9d%e8%ad%b7%e4%bd%a0%e7%9a%84%e7%9c%bc%e7%9d%9b/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e7%95%b6%e4%bd%bf%e7%94%a8%e9%9b%bb%e8%85%a6%e6%99%82-%e4%b9%9f%e5%be%97%e4%bf%9d%e8%ad%b7%e4%bd%a0%e7%9a%84%e7%9c%bc%e7%9d%9b/#comments Thu, 03 Jun 2010 07:03:37 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=536

你或會每天花上數小時面對著電腦工作, 上網, 跟他人聯繫. 你需要採取適當的措施去保護你的眼睛.
以下是數個貼士讓你參考

1. 保持你的電腦屏幕清潔, 不要沾滿塵埃和手指模印.

2. 選擇較大的電腦屏幕. 需要時, 可調較顯示的字體大小以方便閱讀.

3. 使用一個不反光的屏幕. 又或調整屏幕位置, 或為窗戶加上窗簾.

4. 留意屏幕擺放高度. 屏幕的最高點應稍微低於你的視平綫.

5. 每小時應休息五分鐘, 遠離屏幕看遠方的東西. 觀看二十呎或更遠的物件, 讓眼睛的肌肉得以放鬆.

6. 若你需要在電腦輸入大量資料, 應合上眼睛數分鐘, 以作休息. 適當的眨眼可以避免眼睛乾澀

7. 交替地處理電腦上的工作和無需使用電腦的工作, 讓你的眼睛得到休息的機會.

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e7%95%b6%e4%bd%bf%e7%94%a8%e9%9b%bb%e8%85%a6%e6%99%82-%e4%b9%9f%e5%be%97%e4%bf%9d%e8%ad%b7%e4%bd%a0%e7%9a%84%e7%9c%bc%e7%9d%9b/feed/ 0 Android 電話內的支票開發工具 Cheque Writer http://www.evinco-software.com/chi/blog/android-%e9%9b%bb%e8%a9%b1%e5%85%a7%e7%9a%84%e6%94%af%e7%a5%a8%e9%96%8b%e7%99%bc%e5%b7%a5%e5%85%b7-cheque-writer/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/android-%e9%9b%bb%e8%a9%b1%e5%85%a7%e7%9a%84%e6%94%af%e7%a5%a8%e9%96%8b%e7%99%bc%e5%b7%a5%e5%85%b7-cheque-writer/#comments Thu, 27 May 2010 06:39:20 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=533

Cheque Writer 是一個簡單小工具讓你將數字轉化為文字, 方便開發支票. 它支援不同的數字/貨幣系統, 包括: 標準, 法式, 印度, 和中文. 你亦可重新命名貨幣標籤 (Dollar 和 Cents), 例如Pound and Pence. 亦可設定貨幣的子單位 (0.00 或 0.000), 配合不同的需要.

使用界面支援英文, 繁體中文, 和簡體中文. Cheque Writer支援Android 1.6 以至最新的 2.2 (Froyo). 你亦可將軟件轉移至 SD Card 內.

你可以在 Android Market 搜尋 "Cheque Writer" 下載這個小工具到你的電話內. 你亦可以利用以下的 QR Code.

你或對我們的桌面軟件 ChequeSystem 支票列印和管理軟件感到興趣. 它不單助你列印支票, 更協助管理你的支票記錄. 你可以輕易透過帳戶報告及付款人報告獲取支票開發的記錄.

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/android-%e9%9b%bb%e8%a9%b1%e5%85%a7%e7%9a%84%e6%94%af%e7%a5%a8%e9%96%8b%e7%99%bc%e5%b7%a5%e5%85%b7-cheque-writer/feed/ 0 OpenOffice: MS Office 的免費替代品 http://www.evinco-software.com/chi/blog/openoffice-ms-office-%e7%9a%84%e5%85%8d%e8%b2%bb%e6%9b%bf%e4%bb%a3%e5%93%81/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/openoffice-ms-office-%e7%9a%84%e5%85%8d%e8%b2%bb%e6%9b%bf%e4%bb%a3%e5%93%81/#comments Thu, 15 Apr 2010 06:41:10 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=521

OpenOffice 是一個很好的 MS Office 免費替代品. 它是一個辦公室軟件組合, 包含不同的辦公室軟件工具.

高度兼容

OpenOffice 包括:
- Writer, 文書軟件
- Calc, 試算表軟件
- Impress, 文稿演示軟件
- Draw, 圖像圖表繪製軟件
- Base, 數據庫軟件
它與 MS Office, Word, Excel, Powerpoint, 等軟件兼容. OpenOffice 可以開啟 MS Office 的文件, 亦可以將文件儲存為 MS Office 或其他辦公室軟體的格式. 它亦可以將文件直接輸出至 PDF 檔案.

容易安裝和使用

OpenOffice 有不同的語言組合, 可以安裝在一般的電腦上. 安裝過程亦十分簡單和容易, 只需跟隨安裝精靈指示, 整個過程可以自動化完成. 它的使用界面跟隨標準設計, 和一般的辦公室軟件類似, 包括有菜單和工具列方便操作軟件.

免費

最重要的是 OpenOffice 是免費的, 它可以免費下載和使用, 作任何用途.

在那裏找到

http://www.openoffice.org/

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/openoffice-ms-office-%e7%9a%84%e5%85%8d%e8%b2%bb%e6%9b%bf%e4%bb%a3%e5%93%81/feed/ 0 Microsoft Word 的文字選取 http://www.evinco-software.com/chi/blog/microsoft-word-%e7%9a%84%e6%96%87%e5%ad%97%e9%81%b8%e5%8f%96/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/microsoft-word-%e7%9a%84%e6%96%87%e5%ad%97%e9%81%b8%e5%8f%96/#comments Thu, 25 Mar 2010 07:17:46 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=512

在 Microsoft Word 內有不同的捷徑, 讓你可以有效並快速地在文件內選取文字

- 一般選取
利用滑鼠在要選取的文字開首點選一下, 按住滑鼠左鍵並拖曳至要選取文字的結尾.

- 單字
在要選取的字雙擊(Double-Click).

- 單行
將滑鼠游標利至左方, 游標會轉為一個"向右箭咀", 點擊滑鼠.

- 句子
按住 CTRL 按鈕, 並點擊句子.

- 段落
在段落中, 連逐點擊滑鼠三下.

- 大段文字
利用滑鼠在要選取的文字開首點選一下, 滾動貢面, 按住 SHIFT 按鈕並在要選取文字的結尾點擊一下.

- 垂直選取
按住 ALT 按鈕並拖曳滑鼠.

- 整個文件
將滑鼠游標利至左方, 游標會轉為一個"向右箭咀", 連逐點擊滑鼠三下.

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/microsoft-word-%e7%9a%84%e6%96%87%e5%ad%97%e9%81%b8%e5%8f%96/feed/ 0 使用程式啟動軟件, 提昇工作效率 http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e4%bd%bf%e7%94%a8%e7%a8%8b%e5%bc%8f%e5%95%9f%e5%8b%95%e8%bb%9f%e4%bb%b6-%e6%8f%90%e6%98%87%e5%b7%a5%e4%bd%9c%e6%95%88%e7%8e%87/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e4%bd%bf%e7%94%a8%e7%a8%8b%e5%bc%8f%e5%95%9f%e5%8b%95%e8%bb%9f%e4%bb%b6-%e6%8f%90%e6%98%87%e5%b7%a5%e4%bd%9c%e6%95%88%e7%8e%87/#comments Thu, 25 Feb 2010 05:56:04 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=499

為提昇工作效率, 你或會在電腦桌面上建立不同的捷徑, 以方便找到相關程式或檔案. 但你不可能把所有程式或檔案都放到桌面上, 你只可以將一些較常用的程式或檔案放到桌面上. 若你需要使用其他程式或檔案, 你只可以透過視窗內的啟動選單或檔案總管找尋. Launchy 是一個免費軟件, 讓你輕鬆開啟程式或檔案.

Launchy 是一個免費程式啟動軟件. 只要簡單的數個按鍵, 你便可以啟動程式, 文件, 檔案, 資料夾, 甚至瀏覽器書籤等. 你可以忘掉視窗的啟動選單, 桌面捷徑, 甚或檔案總管. Launchy 會為你的程式和檔案建立索引以便搜尋. 你只要在 Launchy 鍵入你想要的程式或檔案, 它便會將相關的項目列出.

Launchy 會於使用後自動隱藏. 你只需按 ALT+SPACE 就可將它再次顯示.

Launchy 還有很多功能
- 搜尋 Google, Yahoo, Msn
鍵入 Google 或 Yahoo, 按 Tab, 鍵入你的查詢項目再按 Enter.
它便會啟動瀏覽器.

- 檢視天氣
鍵入 Weather, 按 Tab, 鍵入你的 zip code 或城市再按 Enter.

- 瀏覽你的電腦
鍵入 C:, 按 Tab, 鍵入資料夾或檔案名稱, 並繼續.

- 內置計算機
例如, 鍵入 1+2, 它會即時顯示3

- 檢索音樂, 圖像, 書籤和資料夾
位於 My Documents\ 或其他自訂的資料夾.

Launchy 可以在以下網址找到
http://www.launchy.net/

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e4%bd%bf%e7%94%a8%e7%a8%8b%e5%bc%8f%e5%95%9f%e5%8b%95%e8%bb%9f%e4%bb%b6-%e6%8f%90%e6%98%87%e5%b7%a5%e4%bd%9c%e6%95%88%e7%8e%87/feed/ 0 輕鬆簡易列印方格紙 http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e8%bc%95%e9%ac%86%e7%b0%a1%e6%98%93%e5%88%97%e5%8d%b0%e6%96%b9%e6%a0%bc%e7%b4%99/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e8%bc%95%e9%ac%86%e7%b0%a1%e6%98%93%e5%88%97%e5%8d%b0%e6%96%b9%e6%a0%bc%e7%b4%99/#comments Thu, 04 Feb 2010 05:06:23 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=491

Graph Paper Printer 軟件讓你列印不同類型的空白方格紙

你不用再購買方格紙, 在需要時列印出來便可.

Graph Paper Printer 提供不同類型的方格紙供列印. 包括樂譜紙, 笛卡兒圖紙, 墨卡托紙, 網點紙, 韋伯圖紙, 表格等等.

軟件內置了20 款圖紙. 你更可作出修改, 改變顏色, 闊度, 邊距等配合你的需要.

Graph Paper Printer 軟件可以在下列網址下載
http://www.snapfiles.com/reviews/graphpaper-printer/graphpp.html

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e8%bc%95%e9%ac%86%e7%b0%a1%e6%98%93%e5%88%97%e5%8d%b0%e6%96%b9%e6%a0%bc%e7%b4%99/feed/ 0 掃描你的文件, 並儲存為PDF檔案 http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e6%8e%83%e6%8f%8f%e6%96%87%e4%bb%b6%e5%84%b2%e5%ad%98pdf/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e6%8e%83%e6%8f%8f%e6%96%87%e4%bb%b6%e5%84%b2%e5%ad%98pdf/#comments Thu, 31 Dec 2009 04:54:35 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=475

將紙張文件儲存為數碼格式作為備份是一個十份好的管理方法. 而且, 你可以更輕易找到你的文件. 你不用走到文件櫃前, 在大堆文中逐一搜尋.

Scan2PDF 軟件可助你掃描文件並儲存為PDF格式, 以作備份存檔. 操作過程十分簡單, 你只需將文件, 便可直接將文件儲存為PDF檔案.

Scan2PDF 軟件十分細小和快捷. 它進行掃描, 並將文字以圖像形式儲存. 你更可將其他圖像整合至你的掃描文件內. 你亦可以將多個圖像文件整合至單一PDF檔案內.

Scan2PDF的使用界面有點複雜, 你或需一點時間去理解和熟習. 但這個細小而免費的軟件, 郤是一個十分有用的軟件, 助你掃描文件並存檔為PDF.

你可以在下列網址找到 Scan2PDF 的資料
http://www.koma-code.de/index.php?option=com_content&task=view&id=39&Itemid=82

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/%e6%8e%83%e6%8f%8f%e6%96%87%e4%bb%b6%e5%84%b2%e5%ad%98pdf/feed/ 0 Sticky Notes – Windows 7 的方便小工具 http://www.evinco-software.com/chi/blog/sticky-notes-windows-7/ http://www.evinco-software.com/chi/blog/sticky-notes-windows-7/#comments Thu, 24 Dec 2009 05:02:36 +0000 Evinco Editor http://www.evinco-software.com/chi/blog/?p=470

在 Windows 7 內, 有一個小工具 Sticky Notes, 中文稱為自黏便箋, 它可以讓你在桌面設置不同的記事貼.

這些記事貼會貼在你的電腦桌面上. 你可以為它們設定不同的顏色, 方便記事. 這些記事貼沒有數量的限制, 你可以設定大量的記事貼.

Sticky Notes 的操作十分簡單. 在記事貼內打上你的文字, 它便會即時儲存. 當你不斷打入文字, 記事貼亦會自動調節高度, 作出配合. 當然, 你亦可以自行調節記事貼的大小, 配會需要.

要新增一個記事貼, 只需按"+"符號, 一個新的記事貼便會產生. 你可以透過右鍵選單為記事貼設定顏色.

這是一個容易操作的有用工具. 你不需安裝任何軟件, 它已內置於你的 Windows 7 系統中.

若你在Windows 7 內找不到, 你只需按 "Start" 並在 "搜尋欄"內打入 Sticky Notes (或 自黏便箋) 便會找到.

]]> http://www.evinco-software.com/chi/blog/sticky-notes-windows-7/feed/ 0