當大多數老闆想到結算軟件時，往往只聚焦於開 Invoice (發票) 。但任何處理實體產品、批發訂單或服務的企業都知道，發票只是整個業務流程中的其中一環。
在客戶收到發票之前，您可能需要提供清晰的送貨與包裝單據；而在付款後，退貨或價格調整又可能需要開立分項記帳 (Credit Note) 或加項記帳 (Debit Note)。
如果分開使用不同的 Excel 試算表或範本來處理這些單據，不僅效率低下，更容易引致昂貴的人為錯誤。EasyBilling 是一個完整的商業文件套件，讓您能直接利用相同的客戶及產品數據，輕鬆生成所有運輸、物流及賬目調整文件。
以下是教您如何利用單一軟件，簡化您的單據處理流程：
1. 完善的送貨與包裝單據：送貨單 (Delivery Note) 與包裝單 (Packing Slip)
當訂單確認後，您需要為客戶提供清晰的貨物核對清單。
您無需再次重複輸入產品細項，只需在 EasyBilling 建立新文件時點擊 [Generate From… (從…生成)]，即可即時載入現有報價單 (Quotation)、訂購單 (Ordering) 或發票 (Invoice) 的數據，快速生成對應的送貨與包裝文件。
- 送貨單與包裝單： 即時將銷售訂單轉換為專業的送貨單與包裝單，方便客戶在收貨時逐項核對貨品數量及規格。
- 自訂版面與產品照片： 您可以在包裝單上直接加入產品照片、計量單位和詳細描述，讓單據內容一目了然，減少與客戶對單時的誤會。
- 重量與尺寸紀錄： 根據數量、尺寸 (長、闊、高) 或重量計算總價及物流參數，方便準備 freight (貨運) 和快遞所需的參考資料。
2. 精簡物流單據：訂購單、裝箱單 (Packing List) 與重量單 (Weight List)
對於從事大宗貨物交易、進出口貿易或需要安排跨國運輸的企業來說，普通發票根本不足以應付所需。EasyBilling 覆蓋了完整的物流單據需求：
- 訂購單與採購單 (PO)： 利用預設的產品和供應商資料庫，快速向供應商發放專業的採購單。
- 裝箱單與重量單： 無需手動重新輸入 SKU 編號或重量，即可為貨運代理 (Freight Forwarder) 和海關報關生成詳細的裝箱 (Packing List) 及重量清單 (Weight List)。
3. 輕鬆處理賬目調整：Credit Note 與 Debit Note
真實的商業運作很少是一帆風順的。貨物可能在運輸途中受損、客戶要求部分退款，或者發票開立後產生了額外運費。
手動在 Excel 調整這些數據，幾乎無法追蹤客戶的歷史紀錄。EasyBilling 透過專用的文件類型大幅簡化了賬目調整：
- Credit Note： 為退貨、破損貨品或帳單調整開立正式的 Credit Note。
- Debit Note： 若在初始發票開立後產生額外服務費或運費，可輕鬆向客戶追收。
- 完整紀錄： 由於所有文件在工作區內保持關聯，您的客戶購買紀錄和每月對帳單 (Monthly Statement) 始終保持準確，隨時準備好進行會計審計。
Generate From…功能：統一的文件工作流程
驅動 EasyBilling 文件套件的核心是其 Generate From… (從…生成) 引擎。當建立任何文件 (不論是送貨單、包裝單還是收據) 時，您都可以極具彈性地直接從資料庫中的現有文件擷取數據：
智能跨文件自動化：
- 更新來源文件狀態： 當生成新文件時 (例如從送貨單生成發票) ，EasyBilling 允許您即時更新來源文件的狀態和顏色標籤，讓您的文件管理井井有條。
- 靈活匯集 (單選 vs 多選模式) ：
- 單選模式 (Single Select)： 一字不漏地從單一來源文件複製所有項目細項、產品照片和自訂欄位。
- 多選模式 (Multiple Select)： 將多張來源發票合併為一份摘要文件 (例如生成一份涵蓋
支付發票 INV001 ($1,000)及支付發票 INV002 ($500)的合併收據) 。
告別同時使用多個範本的煩惱
管理業務不應意味著要在發票範本、包裝單範本和 Excel 試算表之間頻繁切換。透過 EasyBilling，從最初的採購單到最終的 Credit Note，所有文件均共用同一個簡潔的資料庫，既省時又能確保資料一致，避免重複輸入的錯誤。
