调整现有文件的字体大小

请按照以下步骤自订特定文件（例如：发票、报价单或收据）的字体大小：

1. 开启您希望修改的特定文件。
2. 在文件视窗中，找到并点击上方「文件字型大小」选单。
3. 从选项中选择您想要的尺寸，包括：超大、更大、大、适中、小、更小和 超小。
   
4. (可选) 点击 [预览] 按钮以产生 PDF 输出预览，查看新字体大小的效果。
5. 点击 [储存] 按钮以应用并储存对文件的更改。

设定新文件的预设字体大小

若要确保您之后创建的所有文件都自动使用您偏好的尺寸，请设定预设字体大小：

1. 在 EasyBilling 中，前往选单并选择「制订文件 > 选项」。
2. 在弹出的视窗中，点击左侧的「字型」分页。
3. 使用提供的选项来选择您偏好的预设文件字体大小。
   
4. 点击 [储存] 按钮来储存此设定。
   在此步骤之后创建的所有新文件将会自动使用新的预设字体大小。

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由于产品项目项目表格上没有可见的格式化按钮，您需要直接使用特定的标签来设定格式。

如何套用格式化标签

要套用样式，只需将您想要格式化的文字用对应的标签包围起来。例如，要为文字加上底线，请使用 <u>文字</u>。

以下是支援的标签及其效果：

• <u>文字</u> – 在文字下方加上底线
• <i>文字</i> – 使文字变成斜体
• <large>文字</large> – 使文字变大
• <small>文字</small> – 使文字变小
• <del>文字</del> – 在文字上加上删除线
• <red>文字</red> – 将文字颜色设为红色
• <yellow>文字</yellow> – 将文字加上黄色标示

下图为 PDF 输出的效果。

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透过设定文件状态，例如 Draft、Approved 或 Complete，您可以一目了然地了解每份文件在流程中的位置。这不仅能帮助您追踪哪些文件正在等待处理，还能让您的文件更有条理、方便搜寻。

现在，让我们来探索在 EasyBilling 中更新文件状态的两种方法。

直接从文件更新状态

当您正在处理特定文件，需要变更其状态时，这个方法最为方便。

1. 在 EasyBilling 的文件列表中，找到您想要修改的文件，然后点击开启。
2. 在文件检视画面的顶部，点击「内部使用」分页。
3. 在「内部使用」分页，您会看到文件的目前状态。
4. 点击下拉选单，然后从列表中选择适合这份文件的新状态。
   
5. 选择好新的状态后，点击 [储存] 按钮，即可套用变更。

直接从文件列表更新状态（批量更新）

如果您需要一次更新多份文件的状态，这个方法就非常实用。

1. 在文件列表中，选取所有您想要更新状态的文件。
2. 选取文件后，在任何一份选取的文件上点击滑鼠右键。
3. 画面上会出现一个弹出式选单，请从中选择「变更状态」选项。
4. 接着会显示可用的状态列表，请选择您想要套用到所有选取文件的状态。
   
5. 所有选取文件的状态都会立即更新为您所选择的状态。

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为了更清楚地呈现，您可能会想修改预设的货币符号，例如将「$」改为「US$」，以更明确地标示货币种类。

1. 在 EasyBilling 主画面，点选「设定 > 货币清单」。
2. 在弹出的「货币清单」视窗中，双击您想修改的货币，开启「编辑」视窗。
3. 在「编辑」视窗中，找到「符号」栏位，将原本的符号 (例如「$」) 替换成您想要的符号 (例如「US$」)。
   
4. 点击 [储存] 按钮。

接着，您可以开启文件并重新选择货币。预览文件时，就会看到更新后的货币符号了。

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桌面捷徑將使用與 EasyBilling 相同的圖示，但名稱將以特定工作空間命名。

為新的工作空間建立捷徑

1. 在 EasyBilling 中建立一個新的工作空間
2. 為工作空間命名並指定其資料夾位置，勾選「建立桌面捷徑」選項
   
3. 儲存您的工作空間。一個捷徑圖示將自動出現在您的桌面上

為現有的工作空間建立捷徑

1. 選擇您的工作空間並進行編輯
2. 找到 [建立桌面捷徑] 按鈕
   
3. 點擊按鈕以建立桌面捷徑

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动态内容变数：

EasyBilling 提供六个变数用于插入动态数据：

• [CUSTOMER_NAME]（客户名称）
• [CUSTOMER_ID]（客户 ID）
• [DOCUMENT_NUMBER]（文件编号）
• [DOCUMENT_DATE]（文件日期）
• [TOTAL_AMOUNT]（总金额）
• [TOTAL_AMOUNT_IN_WORDS]（总金额（文字）)

在文件中添加变数：

1. 打开文件： 打开您想要修改的文件。
2. 插入变数：插入变数以添加动态内容。您可以直接在适当的栏位中输入变数，或者从下拉选单（如果可用）中选择。


例如：

• 要显示文件日期，请插入 [DOCUMENT_DATE]。
• 要添加报价总额，请输入：「报价总额为 [TOTAL_AMOUNT]」。
3. 预览： 预览您的文件，确认变数已被正确的数据替换。

在其他区域使用变数：

动态变数也可以用于文件的其他区域，例如页尾或标签。例如：

• 将 [DOCUMENT_NUMBER] 添加到页尾。
• 将 [CUSTOMER_NAME] 插入签名框。

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1. 开启要想复制产品资料的文件
2. 转换至 ｢产品资料｣ 分页
3. 使用滑鼠选择想要复制的产品项目

要选择多个项目，你可以按住CTRL键并点击每个产品。或者，使用SHIFT键选择一系列连续的项目

4. 右键单击并从弹出选单中选择 ｢复制项目｣
   
5. 开启想要贴上产品资料的文件
6. 转换至 ｢产品资料｣ 分页
7. 右键单击并从弹出选单中选择 ｢贴上项目｣
8. 产品资料就会被贴上至文件

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标记单一文件

1. 开启文件，按右上角的 “颜色标记” 选单。
2. 一个颜色选单会提供五种颜色选择：黄, 红, 橙, 蓝, 绿色。
   
3. 选择你喜欢的颜色。
4. 按 [储存] 按钮。

在主画面的文件列上，你将会看到文件会按所选的颜色被标示。

从文件列表直接标记

你亦可以直接在文件列上，更改文件的标记颜色。

1. 点选需要修改颜色标记的文件，并按右键
2. 在弹出的选单，选择 “颜色标选”
   
3. 一个颜色选单会展示，可以点选喜欢的颜色。

依颜色筛选

若你只想在文件列中找寻或列出有颜色标记的文件，可以使用进阶搜寻功能。

1. 在进阶搜寻视窗，选择你的颜色
   
2. 跟住按 [搜寻] 按钮
3. 软件就会只列出所选颜色的文件

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EasyBilling 让您轻松显示或隐藏文件列表中的特定栏位。方法如下:

1. 在文件列表内任意位置右击，打开弹出选单
2. 从选单中选择 ｢列表栏位｣。
   
3. 在弹出的对话框中，列出所有可用栏位。
4. 勾选想在文件列表中显示的栏位名称。要隐藏某个栏位,只需取消勾选相应的方框。
5. 点击对话框底部的 [储存] 按钮。文件列表会随即更新，显示所选择要显示的栏位。

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1. 开启发票或税务发票视窗
2. 切换至 ｢收款｣ 分页
   
3. 在表格下方，点按 [增加] 按钮以加入收款记录

   

   你需要提供收款的资料，包括：日期, 收款方式, 参考编号, 说明和金额。

4. 总收款和结余部份会自动计算
5. 若有需要，可以按右上角 [预览] 或 [列览] 按钮，检视收款资料或将收款资料列印出来。

透过以上步骤，可以准确记录和追踪发票的收款情况。

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