生成新文件

要使用现有文件或模板创建新文件，请按以下步骤操作：

1. 在创建新文件时，点击右上角的 [从文件或模版生成…] 按钮。
   
2. 下拉菜单将显示所有可用的文件类型。
3. 从下拉菜单中选择所需的文件类型。
4. 软件会列出符合所选类型的所有文件，供用户挑选。

更新来源文件

选择来源文件后，其详细内容将加载到新文件中。在文件列表下方，用户可通过以下选项管理来源文件：

• 更新状态：修改来源文件状态。
• 颜色标记：更改来源文件的颜色标记。

这些选项让用户能在生成新文件的同时，直接更新来源文件状态，简化文件管理流程。

特别应用：从发票创建收据

从发票创建收据是「从其他文件生成」功能中的一项特别应用，特别提供额外功能。

选择发票
在生成收据时，用户可在右上角选择两种模式：单选文件或多选文件。

• 单选文件：选择单张发票时，软件会将该发票的所有产品的明细项目复制到新收据中，确保收据内容与发票一致。
  
• 多选文件：选择多张发票时，软件会显示所选发票的已收付款摘要。例如，若选择两张发票，收据内容将如下：
  支付INV001 发票款项 (日期：2023-05-27) $1000
  支付 INV002 发票款项(日期：2023-06-03) $500
  此功能提供清晰的付款整合视图，方便创建收据。
  

记录付款
除了更新来源文件的状态和颜色标记外，用户还可记录来源发票的已收付款。操作步骤如下：

1. 在文件列表底部勾选 ｢记录收款资料｣ 选项。



2. 输入收款详情：



3. 保存付款详情以更新来源发票。
   此功能显著提升工作效率，允许用户在创建收据时直接管理发票收款，确保客户收款的准确追踪。

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1. 开启发票或税务发票视窗
2. 切换至 ｢收款｣ 分页
   
3. 在表格下方，点按 [增加] 按钮以加入收款记录

   

   你需要提供收款的资料，包括：日期, 收款方式, 参考编号, 说明和金额。

4. 总收款和结余部份会自动计算
5. 若有需要，可以按右上角 [预览] 或 [列览] 按钮，检视收款资料或将收款资料列印出来。

透过以上步骤，可以准确记录和追踪发票的收款情况。

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• 档案 – 储存、预览、打印或关闭文件，亦可以保存版本
• 汇出 – 将文件汇出为 PDF、HTML 或 Excel 格式
• 字体、字体大小 – 指定文件的字体和字体大小
• 密码 – 设置密码以保护文件

在选单下方，还有一个工具栏包含多个按钮：

• 储存 – 储存文件
• 预览 – 在 PDF 程式中预览文件
• 列印 – 打印文件
• 列印地址 – 在信封或地址标签上打印顾客地址
• 发送电邮 – 将文件汇出至指定格式，并在电邮件软件以发送邮件。电邮软件可以在选单 ｢设定 > 电邮设定｣ 中设置
• 快速汇出 – 一按将文件以选定格式汇出至指定资料件夹。可以在选单 ｢设定 > 快速汇出｣ 设置
• 设定密码 – 设置密码以保护文件

税务发票有六个部分：文件资料、产品资料、相片附页、附加 PDF、内部使用和收款。

文件资料

设定税务发票的基本资料，包括编号、货币、日期、付款/送货条款、送货日期、销售代表和顾客资料。顾客资料可以直接输入或从顾客列表中载入。还可以在文件上添加印章或灰阶水印，如机密、修订、草稿。

如果想从另一个文件加载资料，可以点击右上角的 [从文件或模版生成…] 按钮，然后从弹出的文件列表中选择该文件。

产品资料

在这里可以输入产品资料。可以直接在表格中输入或点击表格下方 [增加] 按钮从项目列表中添加产品。以黄色标记的单元格中的数值将会自动计算。

附带有勾选框的栏位为可选，勾选后启用栏位并在输出文件中显示。｢备注｣ 栏允许输入其他信息，并支持格式化文字。

在文件底部提供了两个可选的签名框，可以将 ｢公司印章｣ 和 ｢签名｣ 图像 (300×300像素) 添加到文件中。输出文件中的印章或签名高度约为 25mm。

相片附页

相片可以附加在文件的末端。提供了六种排列方式来列出照片：

• 单一相片
• 两张相片
• 六张相片 (2×3)
• 八张相片 (2×4)
• 十张相片 (2×5)
• 十二张相片 (3×4)

点击底部的 [增加] 按钮以添加相片，还可以在相片下方添加标题。

附加PDF

额外的 PDF 文件可以附加到文件汇出的 PDF 档案尾端。

内部使用

在 ｢内部使用｣ 分页中，你可以指定文件状态、新增评论以及储存参考档案。这些资讯将不会包含在输出的文件中。

收款

点击 [增加] 按钮添加一笔收款记录，包括：日期、收款方式、参考号码、描述和收到的金额。表格下方的未付余额将自动计算。

可以点击右上角的 [预览] 或 [打印] 按钮来预览或打印收款记录。

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• 档案 – 储存、预览、打印或关闭文件，亦可以保存版本
• 汇出 – 将文件汇出为 PDF、HTML 或 Excel 格式
• 字体、字体大小 – 指定文件的字体和字体大小
• 密码 – 设置密码以保护文件

在选单下方，还有一个工具栏包含多个按钮：

• 储存 – 储存文件
• 预览 – 在 PDF 程式中预览文件
• 列印 – 打印文件
• 列印地址 – 在信封或地址标签上打印顾客地址
• 发送电邮 – 将文件汇出至指定格式，并在电邮件软件以发送邮件。电邮软件可以在选单 ｢设定 > 电邮设定｣ 中设置
• 快速汇出 – 一按将文件以选定格式汇出至指定资料件夹。可以在选单 ｢设定 > 快速汇出｣ 设置
• 设定密码 – 设置密码以保护文件

发票有六个部分：文件资料、产品资料、相片附页、附加 PDF、内部使用和收款。

文件资料

设定发票的基本资料，包括编号、货币、日期、付款/送货条款、送货日期、销售代表和顾客资料。顾客资料可以直接输入或从顾客列表中载入。还可以在文件上添加印章或灰阶水印，如机密、修订、草稿。

如果想从另一个文件加载资料，可以点击右上角的 [从文件或模版生成…] 按钮，然后从弹出的文件列表中选择该文件。

产品资料

在这里可以输入产品资料。可以直接在表格中输入或点击表格下方 [增加] 按钮从项目列表中添加产品。以黄色标记的单元格中的数值将会自动计算。

附带有勾选框的栏位为可选，勾选后启用栏位并在输出文件中显示。｢备注｣ 栏允许输入其他信息，并支持格式化文字。

在文件底部提供了两个可选的签名框，可以将 ｢公司印章｣ 和 ｢签名｣ 图像 (300×300像素) 添加到文件中。输出文件中的印章或签名高度约为 25mm。

相片附页

相片可以附加在文件的末端。提供了六种排列方式来列出照片：

• 单一相片
• 两张相片
• 六张相片 (2×3)
• 八张相片 (2×4)
• 十张相片 (2×5)
• 十二张相片 (3×4)

点击底部的 [增加] 按钮以添加相片，还可以在相片下方添加标题。

附加PDF

额外的 PDF 文件可以附加到文件汇出的 PDF 档案尾端。

内部使用

在 ｢内部使用｣ 分页中，你可以指定文件状态、新增评论以及储存参考档案。这些资讯将不会包含在输出的文件中。

收款

点击 [增加] 按钮添加一笔收款记录，包括：日期、收款方式、参考号码、描述和收到的金额。表格下方的未付余额将自动计算。

可以点击右上角的 [预览] 或 [打印] 按钮来预览或打印收款记录。

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