当大多数老板想到结算软件时，往往只聚焦于开 Invoice (发票) 。但任何处理实体产品、批发订单或服务的企业都知道，发票只是整个业务流程中的其中一环。
在客户收到发票之前，您可能需要提供清晰的送货与包装单据；而在付款后，退货或价格调整又可能需要开立分项记账 (Credit Note) 或加项记账 (Debit Note)。
如果分开使用不同的 Excel 试算表或范本来处理这些单据，不仅效率低下，更容易引致昂贵的人为错误。EasyBilling 是一个完整的商业文件套件，让您能直接利用相同的客户及产品数据，轻松生成所有运输、物流及账目调整文件。
以下是教您如何利用单一软件，简化您的单据处理流程：
1. 完善的送货与包装单据：送货单 (Delivery Note) 与包装单 (Packing Slip)
当订单确认后，您需要为客户提供清晰的货物核对清单。
您无需再次重复输入产品细项，只需在 EasyBilling 建立新文件时点击 [Generate From… (从…生成)]，即可即时载入现有报价单 (Quotation)、订购单 (Ordering) 或发票 (Invoice) 的数据，快速生成对应的送货与包装文件。
- 送货单与包装单： 即时将销售订单转换为专业的送货单与包装单，方便客户在收货时逐项核对货品数量及规格。
- 自订版面与产品照片： 您可以在包装单上直接加入产品照片、计量单位和详细描述，让单据内容一目了然，减少与客户对单时的误会。
- 重量与尺寸纪录： 根据数量、尺寸 (长、阔、高) 或重量计算总价及物流参数，方便准备 freight (货运) 和快递所需的参考资料。
2. 精简物流单据：订购单、装箱单 (Packing List) 与重量单 (Weight List)
对于从事大宗货物交易、进出口贸易或需要安排跨国运输的企业来说，普通发票根本不足以应付所需。EasyBilling 覆盖了完整的物流单据需求：
- 订购单与采购单 (PO)： 利用预设的产品和供应商资料库，快速向供应商发放专业的采购单。
- 装箱单与重量单： 无需手动重新输入 SKU 编号或重量，即可为货运代理 (Freight Forwarder) 和海关报关生成详细的装箱 (Packing List) 及重量清单 (Weight List)。
3. 轻松处理账目调整：Credit Note 与 Debit Note
真实的商业运作很少是一帆风顺的。货物可能在运输途中受损、客户要求部分退款，或者发票开立后产生了额外运费。
手动在 Excel 调整这些数据，几乎无法追踪客户的历史纪录。EasyBilling 透过专用的文件类型大幅简化了账目调整：
- Credit Note： 为退货、破损货品或帐单调整开立正式的 Credit Note。
- Debit Note： 若在初始发票开立后产生额外服务费或运费，可轻松向客户追收。
- 完整纪录： 由于所有文件在工作区内保持关联，您的客户购买纪录和每月对帐单 (Monthly Statement) 始终保持准确，随时准备好进行会计审计。
Generate From…功能：统一的文件工作流程
驱动 EasyBilling 文件套件的核心是其 Generate From… (从…生成) 引擎。当建立任何文件 (不论是送货单、包装单还是收据) 时，您都可以极具弹性地直接从资料库中的现有文件撷取数据：
智能跨文件自动化：
- 更新来源文件状态： 当生成新文件时 (例如从送货单生成发票) ，EasyBilling 允许您即时更新来源文件的状态和颜色标签，让您的文件管理井井有条。
- 灵活汇集 (单选 vs 多选模式) ：
- 单选模式 (Single Select)： 一字不漏地从单一来源文件复制所有项目细项、产品照片和自订栏位。
- 多选模式 (Multiple Select)： 将多张来源发票合并为一份摘要文件 (例如生成一份涵盖
支付发票 INV001 ($1,000)及支付发票 INV002 ($500)的合并收据) 。
告别同时使用多个范本的烦恼
管理业务不应意味着要在发票范本、包装单范本和 Excel 试算表之间频繁切换。透过 EasyBilling，从最初的采购单到最终的 Credit Note，所有文件均共用同一个简洁的资料库，既省时又能确保资料一致，避免重复输入的错误。
