報價單 (Quotation，一般簡稱 Quote) 是賣方開立給潛在買方的正式商業文件，旨在清晰列出可提供的產品或服務項目，以及相應的費用預算。
對買方而言，報價單是一份費用清單，方便他們在落單前進行預算審查和貨比三家；對賣方而言，報價單代表了價格上的專業承諾。買方一旦簽署確認，報價單往往會成為具法律效力的合同基礎。
專業報價單的必備核心要素
雖然現代報價單軟件可以根據不同行業的業務需求靈活調整版面設計，但一份專業、嚴謹且符合法規的報價單，普遍都必須包含以下各大組成部分：
1. 信頭與品牌識別
- 公司信頭：清晰展示你公司的官方名稱、商標、辦公地址及聯絡方式 (電話、電郵、網址等) 。
- 法規與稅務資料：視乎你或客戶所在的國家/地區之法律規定，你可能需要在信頭加上商業登記證號碼 (BR Number)、公司註冊編號 (CI Number)、增值稅 (VAT) 或消費稅 (GST) 等登記資料。
2. 行政與追蹤編號
- 報價單編號 (Quotation Number) ：一組獨一無二且具連續性的動態編碼。這對於內部存檔、審計，以及日後與客戶跟進、對賬時作參考引用至關重要。
- 發出日期：報價單正式生成並發送給客戶的日期。
3. 客戶資料
- 客戶背景：潛在買方的公司名稱或個人姓名、賬單地址/送貨地址，以及主要聯絡人的姓名與聯絡電話。
4. 項目明細與費用拆解
這是整張報價單的核心內容，項目描述務必精準，以防日後出現爭議：
- 項目詳情：逐項清晰列明所提供的產品規格、型號或服務內容。
- 數量與單價：每項產品/服務的具體數量以及個別單價。
- 小計與稅率：計算出未連稅的總金額，並清楚列明適用的稅率 (如適用) 及任何提供的折扣。
- 總金額：整份報價單最終、最具決定性的含稅總和金額 (Lump Sum) 。
5. 付款與交易條款
- 付款期：明確寫下你的收款期望與限期。例如：落單時先付 50% 訂金，完工後付清尾款、收到發票後 30 天內付款 (Net 30)等。
- 付款方式：簡述接受的收款渠道 (如：銀行轉賬、支票、信用卡等) 。
6. 條款、細則與有效期
- 有效期限：鑑於原材料成本、匯率或人手會隨時間浮動，報價單絕不應無限期有效。必須註明落單期限，例如：此報價單自發出日起 30 天內有效。
- 交付期：預計的交貨日期、物流時間或項目階段性里程碑。
- 免責聲明：其他特殊備註，例如價格未包含運費、最終供應量視乎庫存而定等。
7. 簽署與確認回條
- 公司授權簽署：預留位置讓貴公司負責人簽名及蓋上公司印章，以示報價正式生效。
- 客戶確認簽收：預留一個客戶接受及簽署的欄位，供客戶簽名及填寫日期，以正式確立商業委託。
8. 頁尾
- 頁碼標示：加上頁碼 (例如：第 1 頁，共 3 頁) ，確保客戶知悉並無遺漏任何頁數。同時亦可在此處加上版權所有或保密協定等。