製作一份專業的發票是確保收款順利、準確記錄和維護良好商業關係的關鍵步驟。無論您是手動製作還是使用軟件解決方案，都應遵循一些基本資訊和格式規範，以保持專業水準。
發票中應包含的基本資料
一份完整的發票應包含以下所有資訊，以提供一份清晰、專業的交易記錄：
- 您的公司資料：您的公司名稱、地址、電話號碼及電郵地址。如適用，還應包含您的增值稅 (VAT) 登記號碼。
- 發票號碼：每張發票都必須有獨一無二的號碼。您也可以加入前綴，例如用以區分客戶或文件類型。
- 發票日期：發出發票的日期。
- 客戶資料：客戶的全名及地址。為方便參考，也可一併註明電話號碼。
- 付款條款：明確說明您希望如何收款及付款到期日。
- 運輸條款：說明貨品將如何運送給客戶。
- 費用明細：詳細列出所有費用，包括每項產品或服務的金額、小計、任何適用的稅項或增值稅，以及最終的總金額。
- 備註：一個可供您加入額外資訊的欄位，例如感謝詞或特別指示。
最專業的發票格式
如果您的客戶接受電子發票，最專業的格式是 PDF。PDF 是商業文件的業界標準，主要有以下幾個原因：
- PDFs 更安全：PDF 文件內容不容易被竄改，能確保發票的完整性，提供防篡改的交易記錄。
- PDFs 更通用：此格式幾乎可在任何平台（包括 Windows、macOS、Linux 及行動裝置）上免費開啟，且不會破壞原始排版。
- 版面一致：PDF 版面是靜態的，能確保發票的設計保持一致，無論在哪裡打印都能正確顯示。
發票製作的解決方案
雖然手動製作發票能確保所有資訊都正確無誤，但這是一個重複且耗時的過程。要實現準確且高效率的發票製作，使用專門的發票軟件是最佳解決方案。
EasyBilling 發票軟件能自動化整個流程，讓您快速創建包含所有必要細節的專業 PDF 發票。它能處理自動編號、客戶資料管理和稅項計算，讓您能專注於業務，同時更快地收到款項。