對於許多中小企老闆來說，「銷售週期」往往意味著排山倒海的數據輸入工作。您先在 Excel 辛苦輸入一份報價單，然後又要重複輸入同樣的資料到發票中，最後支票過數後還要手動製作收據。這過程不僅繁瑣乏味，更是最容易出現昂貴人為錯誤的時候。
EasyBilling 的設計初衷正是為了消除這種「重複輸入」的煩惱。透過「轉換並承接」的工作流程，您只需點擊幾下，即可將客戶從最初的查詢引導至最終的收據發放。
以下是教您如何掌握完美的銷售工作流程，無需再次重複輸入任何細項。
第一步：專業報價單 (Quotation)
一切從報價單開始。在 EasyBilling 中，您只需從預設清單中選擇客戶和產品項目。
- 優點：EasyBilling 會自動處理所有運算，包括稅項/增值稅計算及總金額。
- 專業外觀：您可以加入公司 Logo、電子簽名，甚至產品照片，讓您的標書在競爭中脫穎而出。
第二步：估價發票 (Proforma Invoice – 溝通橋樑)
當客戶表達購買意向但尚未準備好接收最終帳單時，您可以即時生成估價發票 / 形式發票。
- 運作原理：無需從頭開始，只需從現有的報價單中「載入資料」(Load Data) 即可。
- 使用原因：這可作為初步的銷售憑證，在正式交付商品或服務前確認雙方的承諾。
第三步：正式發票 (Invoice)
這是會計環節中最關鍵的一步。當工作完成或貨物發出後，您可將報價單或形式發票轉換為正式發票。
- 全自動化：EasyBilling 會自動分配唯一的連續發票號碼。所有描述、單價和折扣都會完全承接報價單的內容，確保與客戶之間不會出現價格爭議。
- 靈活性：需要在最後一刻加入運費？您可以在點擊「儲存」前即時修改文件內容。
第四步：最終收據 (Receipt)
整個週期中最棒的部分：收到款項。確認付款後，即可生成收據。
- 工作流程：從發票載入資料，EasyBilling 會將該筆交易標記為已完成。
- 專業收尾：您可以選擇打印收據，或導出為 PDF 直接電郵給客戶。
為什麼這個流程能幫到您的業務？
透過使用這個自動化鏈條，您可以獲得三大優勢：
- 數據輸入零出錯：由於您只需輸入一次細項（在報價階段），資料在系統流轉時，絕不會出現打錯字或價格變動的風險。
- 隨時備查的紀錄：EasyBilling 保留了數碼審計追蹤，您可以清楚看到哪份報價單轉換成了哪份發票。
- 節省大量時間：以前需要花 20 分鐘複製貼上的工作，現在只需點擊「載入」按鈕，20 秒內即可完成。