使用支票需要謹慎，以防止詐騙並確保財務記錄準確。以下是您每次處理支票時都應遵循的六大基本準則。
- 安全存放與保管
您的支票簿是一種有價值的金融資產，必須受到保護。- 像對待現金一樣對待您的支票簿。務必將其存放在安全、上鎖的位置，以防未經授權的人員接觸。
- 切勿預先簽署空白支票。 簽署過的空白支票一旦遺失或被竊，很容易被盜用。請務必在支票完整填寫後再簽名。
- 建立井然有序的系統
養成良好的習慣，能讓您的記錄始終易於審核和追蹤。- 遵循編號順序。 嚴格按照支票預先印好的號碼順序開立。這能讓您在日後核對記錄時，更輕鬆地辨識遺漏的交易或間隔。
- 保持嚴謹的記錄。 在填寫支票後，立即記錄金額、日期和收款人。同時，最好記下簡要的備註或用途（例如：「月租」或「供應商發票 456」），以免日後混淆。
- 處理錯誤與定期核對
錯誤在所難免，但如何處理錯誤對保障安全至關重要。- 正確作廢支票。 如果您在填寫支票時犯了任何錯誤，切勿試圖塗改。相反，請在收款人欄、金額欄和簽名區上清楚地寫上一個大大的「VOID」（作廢）。務必立即在您的記錄中註明這張作廢的支票。
- 與銀行對帳單核對。 定期將您的內部記錄與銀行對帳單進行核對。確保已兌現的支票與您系統中的金額、日期和收款人相符，以便迅速發現任何潛在的錯誤或未經授權的交易。