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今次會跟大家談談Office的運用. 你有沒有遇到以下的情況呢?
將一個Word文件以電郵附件的形式寄出去,郤遇到附件檔案太大,電郵不能發送,要想盡各樣方法為文件”瘦身減肥”。
你不妨按下面的方法試一試,它可以將你的Word文件的大小大幅減低。

一. 另存新檔
在Menu上選擇”文件 >
另存新檔”,將文件以新的名稱名另存,現在對比一下兩個文檔,你會發現,另存後的新檔的檔案大小跟原有的減少了很多。

另外,你也可按下Ctrl
A鍵,選取全部文件內容,將複制到剪貼板中,然後新建一個空白檔案,將複制的內容貼上,並儲存。現在再比較一下兩個文件的大小,看看有什麼發現。

二. 刪除舊版本
同一檔案中若保存了多個版本,會增加檔案的大小。在Menu上選擇”文件 >
版本”,在對話框中可以查看檔案是否有其它版本,可以把沒有保存價值的舊版本刪除,以減少檔案大小。

三. 適當插入圖片
在Word檔案中插入了圖片,是檔案突然膨脹的重要原因。盡量插入小尺寸的圖片,尺寸較大的圖片,可用圖形工具將其縮小。圖片格式最好是GIF、JPG等,少用高解像圖片如BMP。

四. 取消嵌入TrueType字體
在Word檔案中嵌入TrueType字體會增加檔案的大小。在Menu上選擇”工具 >
選項”,切換到”保存”的分頁上,確認你的文檔中沒有嵌入TrueType字體,就取消”嵌入TrueType字體”的選擇。

如果嵌入了TrueType字體,同時選擇”只嵌入所用字符”和”不嵌入常用系統字體”,
可以只嵌入文檔中使用的字體樣式,減少檔案大小。

以上四個方法已可幫Word檔案”瘦身減肥”,大家不用再為檔案太大的問題煩惱。

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