您是否遇過這樣的情況：想透過電子郵件寄送一個 Word 檔案，卻因為附件檔案太大而被郵件系統拒絕？這時候，您需要為您的 Word 文件進行一場高效的「瘦身纖體」！
請試試以下四種最有效的方法，它們能大幅減少您的 Word 文件大小。
1. 改進壓縮圖片 (最有效的方法)
圖片是導致 Word 文件大小暴增的首要原因。即使您在文件中將圖片縮小了，Word 仍可能在背景中保留圖片的原始高解析度數據。
操作步驟：
- 點擊文件中的任一圖片，上方功能區會出現 「圖片格式」 選項卡。
- 在 「調整」 群組中，點擊 「壓縮圖片」。
- 在彈出的對話框中，檢查以下關鍵選項：
- 勾選 「刪除圖片的裁剪區域」 (這會永久移除您裁剪掉的部分，是減小檔案的重要一步)。
- 在 「解析度」 中，選擇一個適合您用途的選項。
* 若用於電子郵件，選擇 「電子郵件 (96 ppi)」，可達到最小檔案。
* 若用於螢幕檢視和一般列印，可選擇 「列印 (220 ppi)」 或 「Web (150 ppi)」。 - 若要對文件中所有圖片執行壓縮，請取消勾選 「只套用於此圖片」。
- 點擊 「確定」。
建議：務必使用 「插入」 > 「圖片」 來新增圖片，而不是直接複製貼上，這有助於 Word 在儲存時優化圖片數據。同時，使用 JPG 或 PNG 等常見的壓縮圖片格式，避免使用未壓縮的 BMP 格式。
2. 取消或限制嵌入字體
嵌入字體能確保收件人在未安裝該字體的情況下，也能看到您文件中的原始字體樣式。然而，這會將整個字體檔案或部分字體數據嵌入到 Word 文件中，大幅增加檔案大小。
操作步驟：
- 前往 「檔案」 > 「選項」（通常在左側菜單底部）。
- 在 「Word 選項」 對話框中，選擇左側的 「儲存」 標籤。
- 在 「共用此文件時保留逼真度」 下，請取消勾選 「在檔案中嵌入字體」。
如果您必須嵌入字體： 請勾選 「在檔案中嵌入字體」，但同時選擇 「只嵌入文件所用字元 (最適合縮小檔案大小)」。這樣 Word 只會嵌入文件中實際用到的字元數據，而不是整個字體庫。
3. 另存為 DOCX 或另存新檔（垃圾回收）
「另存新檔」方法作用是強制 Word 進行「垃圾回收」（Garbage Collection），移除文件中積累的冗餘資訊。此外，”.docx” 格式本身比舊的 “.doc” 格式使用更高效的壓縮技術。
操作步驟：
- 前往 「檔案」 > 「另存新檔」。
- 檢查檔案格式：
* 如果您的檔案仍是舊的 “.doc” 格式，請務必將「存檔類型」更改為 Word 文件 (*.docx)。
* 如果您的檔案已經是 “.docx” 格式，可以嘗試使用一個新的檔名或選擇其他位置重新儲存一次。
4. 清除隱藏數據與追蹤修訂
一份經過多人修改、長時間編輯或包含「追蹤修訂」的文件，可能會積累大量的隱藏數據、備份資訊和文件屬性（Metadata）。
清除追蹤修訂與註解：
- 前往 「校閱」 選項卡。
- 在 「變更」 群組中，點擊 「接受」 下拉菜單，選擇 「接受所有修訂並停止追蹤」。
- 在 「註解」 群組中，點擊 「刪除」 下拉菜單，選擇 「刪除文件中的所有註解」。
- 完成後，儲存 文件。
使用「文件檢查」移除屬性（Metadata）：
- 前往 「檔案」 > 「資訊」。
- 點擊 「檢查問題」 > 「檢查文件」。
- 勾選 「文件屬性與個人資訊」 等您想移除的項目。
- 點擊 「檢查」，然後點擊檢查結果旁的 「全部移除」。
- 儲存 文件。