在現今的數位工作環境中，保護敏感資訊比以往任何時候都更加重要。無論您是在處理商業秘密還是個人資料，Microsoft Word 都提供了多層安全保護。然而，這些功能選單在過去幾年已有顯著變化。
以下是針對最新版本 Microsoft Word 保護文件的更新指南：
1. 清除紀錄：最近使用的檔案
預設情況下，Word 會在「首頁」和「開啟」分頁中顯示最近開啟的文件列表。如果您需要共用電腦或經常演示螢幕，您可能希望隱藏這些紀錄。
- 在 Word 中：前往 檔案 > 選項 > 進階。向下捲動到「顯示」部分，將「顯示此數目的最近的文件」設為 0。
- 在 Windows 11 中：隱私設定已移位。若要全局隱藏最近檔案，請前往設定 > 個人化 > 開始，並關閉「在 [開始]、跳躍清單和 [檔案總管] 中顯示最近開啟的項目」。
2. 行業標準：密碼保護
密碼加密是防止未經授權存取的最強方法。現代 Word 的加密技術比舊版本安全得多。
- 操作方法：前往 檔案 > 資訊 > 保護文件 > 以密碼加密。
- 專家貼士：選擇至少 12 個字元的密碼，並混合大小寫字母、數字和符號。與舊版本不同，如果您遺失了此密碼，Microsoft 無法為您找回。
3. 限制編輯與格式設定
有時您希望他人閱讀文件但不能更改內容，或僅允許他們留下註解。
- 操作方法：前往「校閱」分頁，點擊「限制編輯」。
- 選項：
- 格式設定限制：限制他人僅能使用特定的樣式。
- 編輯限制：您可以將文件設為「唯讀」、「僅限批註」或「填寫表單」。
- 例外狀況：您可以選擇文件的特定部分，並允許特定使用者僅編輯該部分。
4. 移除隱藏的元數據（「檢查文件」工具）
您的文件儲存了許多「隱形」數據，例如作者姓名、總編輯時間和隱藏文字。舊有的「摘要資訊」選單已被更強大的工具取代。
- 操作方法：前往 檔案 > 資訊 > 檢查問題 > 檢查文件。
- 重要性：在將檔案傳送給客戶之前，此工具會找出並移除個人資訊、已裁減的圖片部分以及頁首/頁尾資訊。
5. 版本管理與協作
舊有的「儲存版本」工具已被與 OneDrive 和 SharePoint 整合的「版本記錄」取代。
- 自動儲存：確保您的文件儲存在 OneDrive。這會即時追蹤每位協作者所做的每一項變更。
- 擷取舊版本：點擊 Word 視窗最頂部的檔案名稱，然後選擇「版本記錄」。您可以查看或還原過去 30 天內文件的任何狀態。
6. 進階功能：敏感度標籤
如果您的組織使用 Microsoft 365 商業版或企業版，您可能會看到「敏感度標籤」。
- 在「首頁」分頁中尋找「敏感度」按鈕。您可以將文件標記為「機密」或「高度機密」。根據公司的政策，這可以自動加密檔案、添加浮水印，並防止使用者列印或將檔案電郵給外部收件者。
資訊安全不再僅僅關乎密碼，更關乎管理您的數位足跡。透過使用「檢查文件」移除元數據，以及利用「版本記錄」追蹤變更，您可以確保您的機密 MS Word 檔案得到真正的私隱保障。