对于许多中小企老板来说，「销售周期」往往意味着排山倒海的数据输入工作。您先在 Excel 辛苦输入一份报价单，然后又要重复输入同样的资料到发票中，最后支票过数后还要手动制作收据。这过程不仅繁琐乏味，更是最容易出现昂贵人为错误的时候。
EasyBilling 的设计初衷正是为了消除这种「重复输入」的烦恼。透过「转换并承接」的工作流程，您只需点击几下，即可将客户从最初的查询引导至最终的收据发放。
以下是教您如何掌握完美的销售工作流程，无需再次重复输入任何细项。
第一步：专业报价单 (Quotation)
一切从报价单开始。在 EasyBilling 中，您只需从预设清单中选择客户和产品项目。
- 优点：EasyBilling 会自动处理所有运算，包括税项/增值税计算及总金额。
- 专业外观：您可以加入公司 Logo、电子签名，甚至产品照片，让您的标书在竞争中脱颖而出。
第二步：估价发票 (Proforma Invoice – 沟通桥梁)
当客户表达购买意向但尚未准备好接收最终帐单时，您可以即时生成估价发票 / 形式发票。
- 运作原理：无需从头开始，只需从现有的报价单中「载入资料」(Load Data) 即可。
- 使用原因：这可作为初步的销售凭证，在正式交付商品或服务前确认双方的承诺。
第三步：正式发票 (Invoice)
这是会计环节中最关键的一步。当工作完成或货物发出后，您可将报价单或形式发票转换为正式发票。
- 全自动化：EasyBilling 会自动分配唯一的连续发票号码。所有描述、单价和折扣都会完全承接报价单的内容，确保与客户之间不会出现价格争议。
- 灵活性：需要在最后一刻加入运费？您可以在点击「储存」前即时修改文件内容。
第四步：最终收据 (Receipt)
整个周期中最棒的部分：收到款项。确认付款后，即可生成收据。
- 工作流程：从发票载入资料，EasyBilling 会将该笔交易标记为已完成。
- 专业收尾：您可以选择打印收据，或导出为 PDF 直接电邮给客户。
为什么这个流程能帮到您的业务？
透过使用这个自动化链条，您可以获得三大优势：
- 数据输入零出错：由于您只需输入一次细项（在报价阶段），资料在系统流转时，绝不会出现打错字或价格变动的风险。
- 随时备查的纪录：EasyBilling 保留了数码审计追踪，您可以清楚看到哪份报价单转换成了哪份发票。
- 节省大量时间：以前需要花 20 分钟复制贴上的工作，现在只需点击「载入」按钮，20 秒内即可完成。