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使用发票开单软件的优点

发票就是由商家开发给客户, 而客户就根据发票的内容付款给商户.

很多小商家仍旧使用手写发票, 在发票逐一填上产品和价钱资料, 完成后再转发给客户. 另一个方案就是采用Excel的范本. 每次开发票时, 就开启范本, 在预先留空的位置填上产品和客户资料并列印给客户. 手写发票和使用Excel的范本都是较简单和便宜的方法, 但是郄有不少的缺点, 为公司运作带来不方便. 由于文件单一储存, 资料并不是储存在单一系统内, 要找寻旧发票会更花时间, 亦没有任何搜寻工具可协助, 更不可以自动制作统计报告等, 这会为公司的管理带来不便.

使用发票开单软件的优点
1. 提升发票资料的准确性
使用手写发票往往很容易忘掉填写某部份资料. 发票软件内置不少的功能, 例如:自动设定发票日期, 自动设定排版等. 它更可对于一些重要栏目或填写错误作出提示. 有着这些功, 你便可集中于发票的内容, 确保资料正确, 这可大大提升发票的准确性.

2. 提升公司效率
在发票软件内, 你可以将产品和客户资料预先输入储存, 方便之后使用. 当需要制作发票时, 你只需简单按下按钮, 便可将预先储存的产品和客户资料载入至发票单据内, 你不用每次打入资料.

软件亦可让你制作不同的文件, 例如: 报价单, 收据, 送货单, 采购单等. 这是十分重要的, 因为它可以让你公司内的程序整合在单一软件内, 亦可大副减少文书工作.

3. 展示专业形象
你可以利用软件, 将发票制作成PDF档案. 若你需要列印或以电邮发送发票, 制成PDF档案是十分重要的. 一张美观而排版整齐的发票可以向客户清楚展示产品和价格资讯. 专业的发票可提升客户的信心, 亦增加客户再次购买的机会.

4. 让会计报税过程更轻松
若你使用手写发票或以 Excel 范本制作发票, 你便需以人手处理会计事宜. 这不单费时, 你或会把跟客户的交易资料记录忘掉. 利用电脑软件, 所有的资料都会被记录下来, 这些资料亦可以随时找到, 十分方便. 软件亦可制作不同类型的报告, 协助你制作相关的会计文件, 有效被免出错.

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