在现今的数位工作环境中，保护敏感资讯比以往任何时候都更加重要。无论您是在处理商业秘密还是个人资料，Microsoft Word 都提供了多层安全保护。然而，这些功能选单在过去几年已有显著变化。
以下是针对最新版本 Microsoft Word 保护文件的更新指南：
1. 清除纪录：最近使用的档案
预设情况下，Word 会在「首页」和「开启」分页中显示最近开启的文件列表。如果您需要共用电脑或经常演示萤幕，您可能希望隐藏这些纪录。
- 在 Word 中：前往 档案 > 选项 > 进阶。向下卷动到「显示」部分，将「显示此数目的最近的文件」设为 0。
- 在 Windows 11 中：隐私设定已移位。若要全局隐藏最近档案，请前往设定 > 个人化 > 开始，并关闭「在 [开始]、跳跃清单和 [档案总管] 中显示最近开启的项目」。
2. 行业标准：密码保护
密码加密是防止未经授权存取的最强方法。现代 Word 的加密技术比旧版本安全得多。
- 操作方法：前往 档案 > 资讯 > 保护文件 > 以密码加密。
- 专家贴士：选择至少 12 个字元的密码，并混合大小写字母、数字和符号。与旧版本不同，如果您遗失了此密码，Microsoft 无法为您找回。
3. 限制编辑与格式设定
有时您希望他人阅读文件但不能更改内容，或仅允许他们留下注解。
- 操作方法：前往「校阅」分页，点击「限制编辑」。
- 选项：
- 格式设定限制：限制他人仅能使用特定的样式。
- 编辑限制：您可以将文件设为「唯读」、「仅限批注」或「填写表单」。
- 例外状况：您可以选择文件的特定部分，并允许特定使用者仅编辑该部分。
4. 移除隐藏的元数据（「检查文件」工具）
您的文件储存了许多「隐形」数据，例如作者姓名、总编辑时间和隐藏文字。旧有的「摘要资讯」选单已被更强大的工具取代。
- 操作方法：前往 档案 > 资讯 > 检查问题 > 检查文件。
- 重要性：在将档案传送给客户之前，此工具会找出并移除个人资讯、已裁减的图片部分以及页首/页尾资讯。
5. 版本管理与协作
旧有的「储存版本」工具已被与 OneDrive 和 SharePoint 整合的「版本记录」取代。
- 自动储存：确保您的文件储存在 OneDrive。这会即时追踪每位协作者所做的每一项变更。
- 撷取旧版本：点击 Word 视窗最顶部的档案名称，然后选择「版本记录」。您可以查看或还原过去 30 天内文件的任何状态。
6. 进阶功能：敏感度标签
如果您的组织使用 Microsoft 365 商业版或企业版，您可能会看到「敏感度标签」。
- 在「首页」分页中寻找「敏感度」按钮。您可以将文件标记为「机密」或「高度机密」。根据公司的政策，这可以自动加密档案、添加浮水印，并防止使用者列印或将档案电邮给外部收件者。
资讯安全不再仅仅关乎密码，更关乎管理您的数位足迹。透过使用「检查文件」移除元数据，以及利用「版本记录」追踪变更，您可以确保您的机密 MS Word 档案得到真正的私隐保障。