上星期我們談過在選擇網頁寄存公司時,幾個基本而重要的考慮因素.
這個星期我們繼續談談網頁寄存, 列出一些容易被忽略的因素. 這些因素亦非常重要.

#1 技術支援

技術支援是一個重要的考慮因素.
但要怎樣才可知道他們的服務如何? 你可以向他們發送電郵查詢又或向致電他們的技術支援熱線, 藉此測試他們的回覆速度及服務水平.
如果他們未能解決你的問題, 你或應該考慮其他的公司.

#2 在線時間 (Uptime)

越長的在線時間保證就越好.
99%的在線時間是最基本的標准. 你應該要求高於99% 的在線時間.

#3 FTP 連接

你需要透過FTP用以傳送檔案至伺服器.
你需要一個無限制的FTP連接, 不然你要維護你的網站就會十分麻煩.

#4 控制台

大部份的網頁寄存公司都會提供一個網上控制台讓你管理你的網站.
你需要一容易操控的控制台以方便管理你的網站. 你可留意寄存公司的控制台示範.

#5 統計資料

如果你想知道你網站的流量,
到訪者來自何地, 從什麼地方轉介, 那些網頁有較多的瀏覽, 統計資料就非常重要. 一些公司會提供一個完善的統計程式讓你知道你網站的統計資料,
但亦有些只會提供比較簡單的數據. 你應當向網存公司查問他們會提供什麼的統計數據.

今個星期我們會談談和互聯網相關的.
很多客戶跟我們談及他們的網上生意, 並希望我們就選擇網頁寄存公司給予一些意見. 現在市面上有五花八門的網頁寄存公司和不同的寄存服務選擇.
現在我們就看看有什麼因素需要考慮.

#1 存放空間大小

存放空間大小所需當然取決於你的網站大小.
所以, 你應先檢查你的網站檔案夾的大小. 你還需要給予一些緩沖空間. 例如: 你的網站為200MB, 你應該需要250 至 300MB
的空間. 這些預留空間讓你繼續擴展你的網站, 加插更多內容. 你還需要留意你將來所加的是什麼類型內容, 如果你准備加插些Flash又或影音檔案,
你預留空間可能需要更多.

#2 傳輸流量

傳輸流量就是你的網站可容許多少數據傳送.
網存公司通常會以一個月為計算單位. 若果你的網站當月的流量超出規定, 你的網站可能被禁止訪問又或需要繳交額外費用.
如果你計劃架設一個知名網站及擁有大量檔案, 你就需要較高的傳輸流量. 一般的網站, 傳輸流量並不需要太高的傳輸流量. 同樣地,
你還得預留一定的傳輸流量, 只可多不可少. 不然你只會將你的客戶拒諸門外. 另外你還需要留意本地和海外的傳輸流量或會有不同.

#3 網站速度

網站速度通常會被忽視,
但它是一個很重要的因素. 如果網存公司管理的網站速度很慢, 那你或應另作他選. 你應該向網存公司要求一份客戶名單,
並跟著這份名單去感受一下他們所管理的網站速度.

#4
數據庫及語言程式支援

如果你需要一個互動式的網站,
那數據庫及語言程式支援則十分重要. 現在大部份的網頁寄存都支援數據庫及語言程式, 但所支援的亦不盡相同.
而伺服器的平台亦有所不同(Windows 或 Linux). 你應該考慮你所需要的以選擇, 並需留意所支援數據庫及語言程式的限制,
這些都會對將來的擴展有所影響.

當然要找一個樣樣皆好的方案是十分困難,
你應該考慮你的情況去選擇, 例如: 你准備建立一個文字為主,並附以小量圖片, 以本地用戶為目標的網站, 你就應該只需小量存放空間,
和足夠的本地傳輸流量的網存服務.

微軟的IE瀏覽器一向都是大部份網上用家的選擇,
大家有沒有發覺微軟的IE瀏覽器近年也沒有什麼新的功能加設, 只是偶然聽到IE瀏覽器有一些保安漏洞需要修補.
其實一個比較積極進取的瀏覽器漸為人們接受, 或者大家都聽過這就是Firefox. 它提供一個更快速、更安全、更有效率的瀏覽器. 全球已經有數千萬使用者一起改用Firefox.
華爾街日報也這樣寫
href="http://ptech.wsj.com/archive/ptech-20041230.html">
Security, Cool Features Of Firefox Web Browser Beat Microsoft’s IE

立即有看看Firefox瀏覽器有什麼優點.

- 阻擋彈出廣告視窗

Firefox 內建阻擋彈出視窗功能，將煩人的彈出視窗阻殺於半途之中。

- 分頁瀏覽

使用這個節省時間的功能，您可以在同一視窗內觀看多個網頁。將連結開啟於背景分頁之中，當您准備好要閱讀其他頁面時，它們已經載入完畢，您不需花費時間等待。 style="color: #000000;">

- 隱私及安全

Firefox 十分注重安全及隱私，不會讀取有害的 ActiveX
控制項，亦不讓惡意的間諜程式入侵您的電腦。多種保護隱私工具，讓您能掌控自己在線上的一舉一動。

「 href="http://www.usatoday.com/tech/news/computersecurity/2004-09-08-zombieinfect_x.htm">Beware
of spyware. If you can, use the Firefox browser.」 -
USA Today

- 更強勁的搜尋功能

在工具列中便已內建
Google 搜尋功能，此外還有眾多搜尋工具如「關鍵字」及新的「尋找工具列」等功能。在位址列輸入「dict
[欲查詢單字]」便可查閱字典，而隨手輸入網頁上的文字，Firefox 便會將您帶往該處。 style="color: #000000;">

- 下載檔案無麻煩

所有從網絡上下載的檔案都自動置於桌面上，容易尋找，讓下載更流暢快速。

- 輕松簡單自訂功能,
背景, 介面…

Firefox
可說是世上最容易自訂的瀏覽器了！您可以自訂工具列添加按鈕、安裝新的擴充套件來增加新功能、可以安裝符合個人風格的背景主題、還可以自行挑選上百種搜尋引擎與瀏覽器介面整合，方便使用。還有,
其他瀏覽器擁有的獨特功能, Firefox 也有加進去.

- 容易全自動的安裝

Firefox（的
Windows 版）只有 4.5 MB。安裝程式讓您迅速安裝
Firefox，而內置的轉移系統可將「我的最愛」、儲存密碼、Plugins及其他各種設定資料從 Internet Explorer
或其他瀏覽器中彙入 Firefox，您立刻能在網路上四處遊玩。

Firefox 瀏覽器還有其他的強勁功能, 例如可以將介面轉換成IE一樣.

src="http://moztw.org/docs/ff/extension/extensions.png" title=""
alt="Like IE" style="width: 450px; height: 298px;">

現在就體驗一下這個更新更快更強的Firefox瀏覽器.

建立網站是開發電子商務的重要一步,
但網站建立後, 登錄於各大搜尋器, 是否發覺瀏量人次仍然不高, 來自網上的客戶查詢及訂購亦不多.
以下介紹幾項的Google工具正好為你找出瀏覽量不高的原因, 吸引更多客戶瀏覽你的網站.
style=』color: #000000;』> 這些工具全都是免費的.

#1 給網站管理員的
Google 資訊

href=』http://www.google.com/webmasters/』>http://www.google.com/webmasters/

首先你應參考Google網站管理員資訊, 這裏有很多資料讓你改善你的網站並提昇網站排名. 尤其是新的網站管理員,
這裏的資訊可為你省回不少時間及不必要的工作.

#2 Google
網站地圖 – 讓你的網站廣為人知

href=』https://www.google.com/webmasters/sitemaps/login』>https://www.google.com/webmasters/sitemaps/login

Google 網站地圖讓你透過特定的XML格式通知Google你網站內的每一個網頁. Google稍後便會根據這些資料進行檢索.

網站地圖雖不會
style=』color: #000000;』>將你的網站連系至你所想的關鍵字, 但
style=』color: #000000;』>Google 網站地圖的檢索程序會比一般人手登錄網站快. 再者,
style=』color: #000000;』>Google
網站地圖更會為你提供一些網站的統計數據, 如最多的搜尋關鍵字, 錯誤的連結等
style=』color: #000000;』>.

#3 網址資料頁

在
style=』color: #000000;』>Google搜尋器內鍵入
style=』color: #000000;』> info:yoursite.com, 這會顯示出你網站的基本資料,
及其他不同的連結查詢, 你可逐一按下查看不同的資料, 如什麼網頁連結至你的網站等.

#4 Google
Analytics (分析) – 最完備的網站分析

href=』http://www.google.com/analytics/』>http://www.google.com/analytics/

前身為Urchin Stats的Google
Analytics
是一個以cookie為基礎的隱藏的用戶追蹤器, 所追蹤的資料非常多, 包括用戶忠誠度, 關鍵字, 瀏覽路線, 來自什麼國家地區,
瀏覽所花時間等等. 透過這些資料, 你可以知道你網站吸引之處, 不足之處, 瀏覽用戶的分佈, 從而制定相對應的方案.

不過要留意, 這個服務實在太完備, 功能強大, 一開放即吸引大批登記導致服務不勝負荷. 現在已暫停新的登記,
但你仍可按上面的連結查看登記是否重新開放. 筆者見識過Google Analytics內的資料, 用戶瀏覽的追蹤資料極之詳盡,
若重新開放應從速登記, 實在非常有用.

今次會跟大家談談Office的運用. 你有沒有遇到以下的情況呢?
將一個Word文件以電郵附件的形式寄出去，郤遇到附件檔案太大，電郵不能發送，要想盡各樣方法為文件』瘦身減肥』。
你不妨按下面的方法試一試，它可以將你的Word文件的大小大幅減低。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">一. 另存新檔
在Menu上選擇』文件 >
另存新檔』，將文件以新的名稱名另存，現在對比一下兩個文檔，你會發現，另存後的新檔的檔案大小跟原有的減少了很多。

另外，你也可按下Ctrl
A鍵，選取全部文件內容，將複制到剪貼板中，然後新建一個空白檔案，將複制的內容貼上，並儲存。現在再比較一下兩個文件的大小，看看有什麼發現。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">二. 刪除舊版本
同一檔案中若保存了多個版本，會增加檔案的大小。在Menu上選擇』文件 >
版本』，在對話框中可以查看檔案是否有其它版本，可以把沒有保存價值的舊版本刪除，以減少檔案大小。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">三. 適當插入圖片
在Word檔案中插入了圖片，是檔案突然膨脹的重要原因。盡量插入小尺寸的圖片，尺寸較大的圖片，可用圖形工具將其縮小。圖片格式最好是GIF、JPG等，少用高解像圖片如BMP。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">四. 取消嵌入TrueType字體
在Word檔案中嵌入TrueType字體會增加檔案的大小。在Menu上選擇』工具 >
選項』，切換到』保存』的分頁上，確認你的文檔中沒有嵌入TrueType字體，就取消』嵌入TrueType字體』的選擇。

如果嵌入了TrueType字體，同時選擇』只嵌入所用字符』和』不嵌入常用系統字體』，
可以只嵌入文檔中使用的字體樣式，減少檔案大小。

以上四個方法已可幫Word檔案』瘦身減肥』，大家不用再為檔案太大的問題煩惱。

搜尋器會每隔一段時間會對你的網站進行搜尋和抓取, 以更新搜尋器的資料.
但是如何限制它們對你的網頁進行抓取. 只要透過一個機械人 『robots.txt』. 這個檔案可以限制搜尋器對你的網站進行抓取.

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">為何需要』robots.txt』?
例如: 你建立了一些私人網頁不想外間可以搜尋. 又或你的公司網頁有一些是專門為公司內部員工使用. 另外,
你網站內那些專門用作儲存圖像的檔案夾.o expose the image folder too.

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">如何設置』robots.txt』?
只需將』robots.txt』上載至你網站的根目錄.

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">如何建立』robots.txt』?
你可以利用文字編輯器(e.g. NotePad)建立一個檔案並命名為』robots.txt』. 格式如下

User-agent: spiders_name_here
Disallow: filename_here

User-agent
你可以利用 * 作為萬用符以阻檔所有搜尋器. 你可以瀏覽http://www.robotstxt.org/wc/active/html/
選取User-agent 的名稱.

Disallow
要阻檔整個目錄, 可以這樣填寫

Disallow: /directory_name/

要限制某一指定檔案, 可以這樣填寫

Disallow: /filename

要限制多個指定檔案, 你需要將它們寫在不同行上

Disallow:/file1.htm
Disallow:/file2.htm

就是這樣簡單, 你就可以限制搜尋對你的網站進行搜尋抓取.

在日常工作中, 電郵已經成為不可或缺的聯系工具. 每日都有不少來自公司同事,
上司, 客戶的電子郵件, 要處理這些電郵需花不少的時間, 有些朋友甚至要同時處理多個電郵帳戶. Outlook Express
內有一項功能』郵件規則』, 它就像一名郵差將所收到的郵件, 根據指示分門別類, 作出不同的操作. 現在就認識一下這項』郵件規則』功能.

首先: 開啟Outlook
Express, 在 Menu 中選擇Tools > Message Rules > Mail

alt="Step 1" style="width: 400px; height: 221px;">

跟著在Message Rules
視窗內, 按 『New』
alt="Step2" style="width: 476px; height: 427px;">

在接下的視窗,
你需要為這個郵件規則設定它的觸發條件(Conditions) 和所要執行的動作
(Actions).另外你亦要為這個規則提供些描述(Description)和一個名稱(Name).你可以看到有不同的的觸發條件和所要執行的動作可以選擇,
例如:條件可以是From address,電郵主題等等內包含某些字串,而執行動作可以移動,複制甚或刪除.

alt="Step3" style="width: 460px; height: 450px;">

現在我們就加入一個規則,
選擇』Where the From line contains people』 及 『Move it to the specified
folder』.

alt="Step4">

跟著就可以選擇』People』,
可以從AddressBook輸入又或直接鍵入.

alt="Step5">

接著可以選擇要移至的Folder.

alt="Step6">

最後就按』OK』, 這樣就完成.
當有新郵件的時侯, 就會根據寄件人』From 『決定這封郵件的處理方法. 如果寄件人與規則定義相符,
那這封郵件就會根據規則被移至所設定的Folder.

alt="Step7">

利用郵件規則管理電郵, 可以令到你的郵件匣井然有序, 亦可將一些垃圾郵件自動刪除, 將一些重要郵件加以備份. 現在就立即試用郵件規則,
管理你的電子郵件. (Note: Outlook 和 Outlook Express 內的設定是相類似的.)

在公司內,
一些重要的機密文件/商業文件都需要加強保護, 避免被未經授權用戶閱覽. 今次為大家介紹一些有關Microsoft Word文件的保護技巧,
以提昇公司內的文件保安.

- 最近開啟文件
當我們打開Word內的File(檔案) Menu時, 默認情況下會列出最近使用過的文件.
基於保密需要, 我們往往不希望別人看到自己最近編輯或閱覽過的文件, 只要在

Tools(工具)
-> Options(選項) -> General(一般) style="color: rgb(51, 51, 255);">選項中不選』Recent used file list(列出最近所用文件)

另外, Windows內的 Start(開始) -> Document(文件) 會列出用戶最近使用過的所有文件,
對敏感內容應及時予以清除. 我們可以通過

Start(開設)
-> Settings (設定) -> Task List/Start Menu (工作列及開始功能表) style="color: rgb(51, 51, 255);">
-> 自訂開始能表
(Customize Start Menu) 選項中將文件列設為』永不顯示』

(這是Windows XP下的方法, Windows 98/2000下的操作亦相類似).

- 設置密碼
如果不希望那些未經授權的用戶使用你的保存文件, 就應該給它設置密碼.
打開

File(文件) ->
Save As另存檔案 -> 選擇 Tools(工具) 內的 General Options(一般選項) ->
在密碼欄中輸入密碼, 確認輸入後即可.

Word提供了兩種類型的密碼:
(1)』Password to Open (開啟文件密碼)』 限制未經授權的用戶打開文檔;
(2)』Password to modify (修改權限密碼)』 限制未經授權的用戶對文檔作修改,
沒有修改權限密碼的用戶只能以只讀方式打開文件.

這兩種密碼是相互獨立的, 可以根據自己的需要分別設定. 密碼的最大長度為15個字符, 並區分字母大小寫. 另外,
選擇』建議以只讀方式打開文件』選項, 這樣文件被打開前會出現建議用戶以只讀方式打開的提示, 如果我們選擇「否」不接受建議,
文件仍以常規方式打開.

- 文件摘要
即使文件已經進行過加密保護, 仍然可以了解你的文檔的一些內容. 用滑鼠右擊文件, 在選單中選擇 File(文件) ->
Properties(屬性), 可在 Summary(摘要) 的標題項中看到文檔的部分正文內容.
原來很多人習慣在編輯一個新文件的時候先直接輸入正文, 然後再給文件起標題. 這樣Word就會自動將正文的前幾十個字作為文件摘要信息保存下來.
所以為了使自己的隱私得到更好的保護, 我們要養成首先輸入文章標題或是及時手工更改標題的習慣. 如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息, 還應在

Tools(工具)
-> Options(選項) -> User Information(用戶信息) style="color: rgb(51, 51, 255);">
->
做一些修改工作(包括用 戶姓名, 姓名縮寫, 通訊地址等)

- 文件的審閱
經過上述方法處理文件, 可以說基本是安全的. 但是, 我們完成一份文件後, 可能還需要交給其他人審閱, 使用

Tools(工具)
-> Protect Document(保護文件)

命令可對原文檔進行保護. 這樣, 其他人在文件原稿上所做的修改都以修訂標記或批注標記的形式記錄下來.

另一種方法是使用 Version(版本) 功能, 選擇

File(文件) ->
Save As(另存檔案)

-> 點擊
Tools(工具) 按鈕中的 Save Version(保存版本).

以後再選擇』文件』內的』版本』, 就能在選擇所需的舊版本進行查看和處理。

捷徑鍵(Shortcut
Key)為一般電腦操作和軟件應用提供一個既容易又快捷的操作方法. 這些捷徑鍵大家往往忽略了, 但它們郤是一個很好的工具. 捷徑鍵通常由ALT,
CTRL, SHIFT和一個字母鍵所組成。在Windows 和其他應用軟件都有提供不同的捷徑鍵,
借以方便使用者.以下會介紹不同軟件應用下的捷徑鍵.

一般應用
以下的捷徑鍵都是一些基本的捷徑鍵, 可以說大部份的應用軟件都采用的.

Microsoft Windows

Microsoft Excel

Microsoft Word

Internet Explorer

不同的軟件應用都有不同捷徑鍵的設定, 以上介紹的只是一部份, 大家可以自行發掘. 若大家有一些軟件的捷徑鍵或使用秘技, 歡迎告訴我們,
讓大家一齊分享.

今次為大家介紹一些有關檔案管理的免費軟件(Freeware)，這些軟件可以幫大家對電腦內的檔案(尤其是一些重要的公司資料，例如客戶資料，財務資料等)進行有效管理。如為檔案制作備份，將不小心刪除的檔案還原，徹底刪除檔案，還有將檔案進加密提昇保安程度。

#1 檔案備份(Backup)

一些重要的公司資料，例如客戶資料，財務資料一定要作出備份，以防一些特發情況下(如電腦硬碟損毀，病毒入侵，人為錯誤等)資料流失，令公司運作受到影響。為公司資料進行備份，在意外發生時，可以將損失減至最低。

http://www.educ.umu.se/~cobian/cobianbackup.htm
介紹的這個備份軟件用戶介面清楚易用
- 能夠設定備份工作時間表(Schedule)
- 支援不同的保案加密技術
- 更可將備份送至不同地方儲存(如FTP)
- 還可以將行搖控備份

#2 將刪除檔案還原 (File Undelete)

若果不小心將一些檔案刪除，更將Windows內的資源回收筒進行清理，亦沒有為檔案進行備份。要想修複文件，將檔案還原亦有方法。

http://www.snapfiles.com/get/restoration.html

雖然這個軟件用戶介面比較簡單，但能有效為已刪除的檔案進行掃描進行還原。
- 可為記憶咭內的檔案進行還原
- 這個軟件無須安裝(installation)
- 整個軟件只有192Kb，可完全放入磁碟內

#3 徹底刪除檔案

將檔案徹底刪除可避免資料外洩，亦可避免檔案被修複還原。

http://www.heidi.ie/eraser/
這個軟件可以有效將電腦內的重要資料透過不同的程式運算進行重覆編寫以將檔案徹底刪除，另外亦可定時為電腦內的臨時檔案進行清除。

#4 將檔案進行加密

替一些檔案進行加密，亦可大幅提昇保案程度，確保檔案資料不會被其他人瀏覽。

http://www.cypherix.co.uk/cryptainerle/index.htm?adv=snap

這個軟件可以將重要的放入一個已加密的虛擬磁碟(Virtual Drive)內
- 128Bit 加密
- 亦可發送已加密的電郵檔案

以上介紹的都是一些簡單易用的免費檔案軟件，希望可?以幫大家加強檔案的保安管理。在使用以上軟件前，大家應先參閱軟件的用戶使用証(User
License)內的條款及相關的用戶手冊(User Manual)。