上星期我们谈过在选择网页寄存公司时,几个基本而重要的考虑因素.
这个星期我们继续谈谈网页寄存, 列出一些容易被忽略的因素. 这些因素亦非常重要.

#1 技术支援

技术支援是一个重要的考虑因素.
但要怎样才可知道他们的服务如何? 你可以向他们发送电邮查询又或向致电他们的技术支援热线, 藉此测试他们的回覆速度及服务水平.
如果他们未能解决你的问题, 你或应该考虑其他的公司.

#2 在线时间 (Uptime)

越长的在线时间保证就越好.
99%的在线时间是最基本的标准. 你应该要求高于99% 的在线时间.

#3 FTP 连接

你需要透过FTP用以传送档案至伺服器.
你需要一个无限制的FTP连接, 不然你要维护你的网站就会十分麻烦.

#4 控制台

大部份的网页寄存公司都会提供一个网上控制台让你管理你的网站.
你需要一容易操控的控制台以方便管理你的网站. 你可留意寄存公司的控制台示范.

#5 统计资料

如果你想知道你网站的流量,
到访者来自何地, 从什么地方转介, 那些网页有较多的浏览, 统计资料就非常重要. 一些公司会提供一个完善的统计程式让你知道你网站的统计资料,
但亦有些只会提供比较简单的数据. 你应当向网存公司查问他们会提供什么的统计数据.

今个星期我们会谈谈和互联网相关的.
很多客户跟我们谈及他们的网上生意, 并希望我们就选择网页寄存公司给予一些意见. 现在市面上有五花八门的网页寄存公司和不同的寄存服务选择.
现在我们就看看有什么因素需要考虑.

#1 存放空间大小

存放空间大小所需当然取决于你的网站大小.
所以, 你应先检查你的网站档案夹的大小. 你还需要给予一些缓冲空间. 例如: 你的网站为200MB, 你应该需要250 至 300MB
的空间. 这些预留空间让你继续扩展你的网站, 加插更多内容. 你还需要留意你将来所加的是什么类型内容, 如果你准备加插些Flash又或影音档案,
你预留空间可能需要更多.

#2 传输流量

传输流量就是你的网站可容许多少数据传送.
网存公司通常会以一个月为计算单位. 若果你的网站当月的流量超出规定, 你的网站可能被禁止访问又或需要缴交额外费用.
如果你计划架设一个知名网站及拥有大量档案, 你就需要较高的传输流量. 一般的网站, 传输流量并不需要太高的传输流量. 同样地,
你还得预留一定的传输流量, 只可多不可少. 不然你只会将你的客户拒诸门外. 另外你还需要留意本地和海外的传输流量或会有不同.

#3 网站速度

网站速度通常会被忽视,
但它是一个很重要的因素. 如果网存公司管理的网站速度很慢, 那你或应另作他选. 你应该向网存公司要求一份客户名单,
并跟着这份名单去感受一下他们所管理的网站速度.

#4
数据库及语言程式支援

如果你需要一个互动式的网站,
那数据库及语言程式支援则十分重要. 现在大部份的网页寄存都支援数据库及语言程式, 但所支援的亦不尽相同.
而伺服器的平台亦有所不同(Windows 或 Linux). 你应该考虑你所需要的以选择, 并需留意所支援数据库及语言程式的限制,
这些都会对将来的扩展有所影响.

当然要找一个样样皆好的方案是十分困难,
你应该考虑你的情况去选择, 例如: 你准备建立一个文字为主,并附以小量图片, 以本地用户为目标的网站, 你就应该只需小量存放空间,
和足够的本地传输流量的网存服务.

微软的IE浏览器一向都是大部份网上用家的选择,
大家有没有发觉微软的IE浏览器近年也没有什么新的功能加设, 只是偶然听到IE浏览器有一些保安漏洞需要修补.
其实一个比较积极进取的浏览器渐为人们接受, 或者大家都听过这就是Firefox. 它提供一个更快速、更安全、更有效率的浏览器. 全球已经有数千万使用者一起改用Firefox.
华尔街日报也这样写
href="http://ptech.wsj.com/archive/ptech-20041230.html">
Security, Cool Features Of Firefox Web Browser Beat Microsoft’s IE

立即有看看Firefox浏览器有什么优点.

- 阻挡弹出广告视窗

Firefox 内建阻挡弹出视窗功能，将烦人的弹出视窗阻杀于半途之中。

- 分页浏览

使用这个节省时间的功能，您可以在同一视窗内观看多个网页。将连结开启于背景分页之中，当您准备好要阅读其他页面时，它们已经载入完毕，您不需花费时间等待。 style="color: #000000;">

- 隐私及安全

Firefox 十分注重安全及隐私，不会读取有害的 ActiveX
控制项，亦不让恶意的间谍程式入侵您的电脑。多种保护隐私工具，让您能掌控自己在线上的一举一动。

“ href="http://www.usatoday.com/tech/news/computersecurity/2004-09-08-zombieinfect_x.htm">Beware
of spyware. If you can, use the Firefox browser.” -
USA Today

- 更强劲的搜寻功能

在工具列中便已内建
Google 搜寻功能，此外还有众多搜寻工具如“关键字”及新的“寻找工具列”等功能。在位址列输入“dict
[欲查询单字]”便可查阅字典，而随手输入网页上的文字，Firefox 便会将您带往该处。 style="color: #000000;">

- 下载档案无麻烦

所有从网络上下载的档案都自动置于桌面上，容易寻找，让下载更流畅快速。

- 轻松简单自订功能,
背景, 介面…

Firefox
可说是世上最容易自订的浏览器了！您可以自订工具列添加按钮、安装新的扩充套件来增加新功能、可以安装符合个人风格的背景主题、还可以自行挑选上百种搜寻引擎与浏览器介面整合，方便使用。还有,
其他浏览器拥有的独特功能, Firefox 也有加进去.

- 容易全自动的安装

Firefox（的
Windows 版）只有 4.5 MB。安装程式让您迅速安装
Firefox，而内置的转移系统可将“我的最爱”、储存密码、Plugins及其他各种设定资料从 Internet Explorer
或其他浏览器中汇入 Firefox，您立刻能在网路上四处游玩。

Firefox 浏览器还有其他的强劲功能, 例如可以将介面转换成IE一样.

src="http://moztw.org/docs/ff/extension/extensions.png" title=""
alt="Like IE" style="width: 450px; height: 298px;">

现在就体验一下这个更新更快更强的Firefox浏览器.

建立网站是开发电子商务的重要一步,
但网站建立后, 登录于各大搜寻器, 是否发觉浏量人次仍然不高, 来自网上的客户查询及订购亦不多.
以下介绍几项的Google工具正好为你找出浏览量不高的原因, 吸引更多客户浏览你的网站.
style=』color: #000000;』> 这些工具全都是免费的.

#1 给网站管理员的
Google 资讯

href=』http://www.google.com/webmasters/』>http://www.google.com/webmasters/

首先你应参考Google网站管理员资讯, 这里有很多资料让你改善你的网站并提升网站排名. 尤其是新的网站管理员,
这里的资讯可为你省回不少时间及不必要的工作.

#2 Google
网站地图 – 让你的网站广为人知

href=』https://www.google.com/webmasters/sitemaps/login』>https://www.google.com/webmasters/sitemaps/login

Google 网站地图让你透过特定的XML格式通知Google你网站内的每一个网页. Google稍后便会根据这些资料进行检索.

网站地图虽不会
style=』color: #000000;』>将你的网站连系至你所想的关键字, 但
style=』color: #000000;』>Google 网站地图的检索程序会比一般人手登录网站快. 再者,
style=』color: #000000;』>Google
网站地图更会为你提供一些网站的统计数据, 如最多的搜寻关键字, 错误的连结等
style=』color: #000000;』>.

#3 网址资料页

在
style=』color: #000000;』>Google搜寻器内键入
style=』color: #000000;』> info:yoursite.com, 这会显示出你网站的基本资料,
及其他不同的连结查询, 你可逐一按下查看不同的资料, 如什么网页连结至你的网站等.

#4 Google
Analytics (分析) – 最完备的网站分析

href=』http://www.google.com/analytics/』>http://www.google.com/analytics/

前身为Urchin Stats的Google
Analytics
是一个以cookie为基础的隐藏的用户追踪器, 所追踪的资料非常多, 包括用户忠诚度, 关键字, 浏览路线, 来自什么国家地区,
浏览所花时间等等. 透过这些资料, 你可以知道你网站吸引之处, 不足之处, 浏览用户的分布, 从而制定相对应的方案.

不过要留意, 这个服务实在太完备, 功能强大, 一开放即吸引大批登记导致服务不胜负荷. 现在已暂停新的登记,
但你仍可按上面的连结查看登记是否重新开放. 笔者见识过Google Analytics内的资料, 用户浏览的追踪资料极之详尽,
若重新开放应从速登记, 实在非常有用.

今次会跟大家谈谈Office的运用. 你有没有遇到以下的情况呢?
将一个Word文件以电邮附件的形式寄出去，郄遇到附件档案太大，电邮不能发送，要想尽各样方法为文件』瘦身减肥』。
你不妨按下面的方法试一试，它可以将你的Word文件的大小大幅减低。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">一. 另存新档
在Menu上选择』文件 >
另存新档』，将文件以新的名称名另存，现在对比一下两个文档，你会发现，另存后的新档的档案大小跟原有的减少了很多。

另外，你也可按下Ctrl
A键，选取全部文件内容，将复制到剪贴板中，然后新建一个空白档案，将复制的内容贴上，并储存。现在再比较一下两个文件的大小，看看有什么发现。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">二. 删除旧版本
同一档案中若保存了多个版本，会增加档案的大小。在Menu上选择』文件 >
版本』，在对话框中可以查看档案是否有其它版本，可以把没有保存价值的旧版本删除，以减少档案大小。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">三. 适当插入图片
在Word档案中插入了图片，是档案突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸的图片，尺寸较大的图片，可用图形工具将其缩小。图片格式最好是GIF、JPG等，少用高解像图片如BMP。

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">四. 取消嵌入TrueType字体
在Word档案中嵌入TrueType字体会增加档案的大小。在Menu上选择』工具 >
选项』，切换到』保存』的分页上，确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就取消』嵌入TrueType字体』的选择。

如果嵌入了TrueType字体，同时选择』只嵌入所用字符』和』不嵌入常用系统字体』，
可以只嵌入文档中使用的字体样式，减少档案大小。

以上四个方法已可帮Word档案』瘦身减肥』，大家不用再为档案太大的问题烦恼。

搜寻器会每隔一段时间会对你的网站进行搜寻和抓取, 以更新搜寻器的资料.
但是如何限制它们对你的网页进行抓取. 只要透过一个机械人 『robots.txt』. 这个档案可以限制搜寻器对你的网站进行抓取.

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">为何需要』robots.txt』?
例如: 你建立了一些私人网页不想外间可以搜寻. 又或你的公司网页有一些是专门为公司内部员工使用. 另外,
你网站内那些专门用作储存图像的档案夹.o expose the image folder too.

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">如何设置』robots.txt』?
只需将』robots.txt』上载至你网站的根目录.

style="font-weight: bold; color: rgb(0, 0, 0);">如何建立』robots.txt』?
你可以利用文字编辑器(e.g. NotePad)建立一个档案并命名为』robots.txt』. 格式如下

User-agent: spiders_name_here
Disallow: filename_here

User-agent
你可以利用 * 作为万用符以阻档所有搜寻器. 你可以浏览http://www.robotstxt.org/wc/active/html/
选取User-agent 的名称.

Disallow
要阻档整个目录, 可以这样填写

Disallow: /directory_name/

要限制某一指定档案, 可以这样填写

Disallow: /filename

要限制多个指定档案, 你需要将它们写在不同行上

Disallow:/file1.htm
Disallow:/file2.htm

就是这样简单, 你就可以限制搜寻对你的网站进行搜寻抓取.

在日常工作中, 电邮已经成为不可或缺的联系工具. 每日都有不少来自公司同事, 上司, 客户的电子邮件, 要处理这些电邮需花不少的时间, 有些朋友甚至要同时处理多个电邮帐户. Outlook Express
内有一项功能』邮件规则』, 它就像一名邮差将所收到的邮件, 根据指示分门别类, 作出不同的操作. 现在就认识一下这项』邮件规则』功能.

首先: 开启Outlook Express, 在 Menu 中选择Tools > Message Rules > Mail

跟着在Message Rules 视窗内, 按 『New』

在接下的视窗, 你需要为这个邮件规则设定它的触发条件(Conditions) 和所要执行的动作 (Actions).另外你亦要为这个规则提供些描述(Description)和一个名称(Name).你可以看到有不同的的触发条件和所要执行的动作可以选择, 例如:条件可以是From address,电邮主题等等内包含某些字串,而执行动作可以移动,复制甚或删除.

现在我们就加入一个规则, 选择』Where the From line contains people』 及 『Move it to the specified folder』.

跟着就可以选择』People』,
可以从AddressBook输入又或直接键入.

接着可以选择要移至的Folder.

最后就按』OK』, 这样就完成.
当有新邮件的时侯, 就会根据寄件人』From 『决定这封邮件的处理方法. 如果寄件人与规则定义相符, 那这封邮件就会根据规则被移至所设定的Folder.

利用邮件规则管理电邮, 可以令到你的邮件匣井然有序, 亦可将一些垃圾邮件自动删除, 将一些重要邮件加以备份. 现在就立即试用邮件规则, 管理你的电子邮件. (Note: Outlook 和 Outlook Express 内的设定是相类似的.)

在公司内,
一些重要的机密文件/商业文件都需要加强保护, 避免被未经授权用户阅览. 今次为大家介绍一些有关Microsoft Word文件的保护技巧,
以提升公司内的文件保安.

- 最近开启文件
当我们打开Word内的File(档案) Menu时, 默认情况下会列出最近使用过的文件.
基于保密需要, 我们往往不希望别人看到自己最近编辑或阅览过的文件, 只要在

Tools(工具)
-> Options(选项) -> General(一般) style="color: rgb(51, 51, 255);">选项中不选』Recent used file list(列出最近所用文件)

另外, Windows内的 Start(开始) -> Document(文件) 会列出用户最近使用过的所有文件,
对敏感内容应及时予以清除. 我们可以通过

Start(开设)
-> Settings (设定) -> Task List/Start Menu (工作列及开始功能表) style="color: rgb(51, 51, 255);">
-> 自订开始能表
(Customize Start Menu) 选项中将文件列设为』永不显示』

(这是Windows XP下的方法, Windows 98/2000下的操作亦相类似).

- 设置密码
如果不希望那些未经授权的用户使用你的保存文件, 就应该给它设置密码.
打开

File(文件) ->
Save As另存档案 -> 选择 Tools(工具) 内的 General Options(一般选项) ->
在密码栏中输入密码, 确认输入后即可.

Word提供了两种类型的密码:
(1)』Password to Open (开启文件密码)』 限制未经授权的用户打开文档;
(2)』Password to modify (修改权限密码)』 限制未经授权的用户对文档作修改,
没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文件.

这两种密码是相互独立的, 可以根据自己的需要分别设定. 密码的最大长度为15个字符, 并区分字母大小写. 另外,
选择』建议以只读方式打开文件』选项, 这样文件被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示, 如果我们选择“否”不接受建议,
文件仍以常规方式打开.

- 文件摘要
即使文件已经进行过加密保护, 仍然可以了解你的文档的一些内容. 用滑鼠右击文件, 在选单中选择 File(文件) ->
Properties(属性), 可在 Summary(摘要) 的标题项中看到文档的部分正文内容.
原来很多人习惯在编辑一个新文件的时候先直接输入正文, 然后再给文件起标题. 这样Word就会自动将正文的前几十个字作为文件摘要信息保存下来.
所以为了使自己的隐私得到更好的保护, 我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯. 如果你不想让别人知道你的一些用户信息, 还应在

Tools(工具)
-> Options(选项) -> User Information(用户信息) style="color: rgb(51, 51, 255);">
->
做一些修改工作(包括用 户姓名, 姓名缩写, 通讯地址等)

- 文件的审阅
经过上述方法处理文件, 可以说基本是安全的. 但是, 我们完成一份文件后, 可能还需要交给其他人审阅, 使用

Tools(工具)
-> Protect Document(保护文件)

命令可对原文档进行保护. 这样, 其他人在文件原稿上所做的修改都以修订标记或批注标记的形式记录下来.

另一种方法是使用 Version(版本) 功能, 选择

File(文件) ->
Save As(另存档案)

-> 点击
Tools(工具) 按钮中的 Save Version(保存版本).

以后再选择』文件』内的』版本』, 就能在选择所需的旧版本进行查看和处理。

捷径键(Shortcut
Key)为一般电脑操作和软件应用提供一个既容易又快捷的操作方法. 这些捷径键大家往往忽略了, 但它们郄是一个很好的工具. 捷径键通常由ALT,
CTRL, SHIFT和一个字母键所组成。在Windows 和其他应用软件都有提供不同的捷径键,
借以方便使用者.以下会介绍不同软件应用下的捷径键.

一般应用
以下的捷径键都是一些基本的捷径键, 可以说大部份的应用软件都采用的.

Microsoft Windows

Microsoft Excel

Microsoft Word

Internet Explorer

不同的软件应用都有不同捷径键的设定, 以上介绍的只是一部份, 大家可以自行发掘. 若大家有一些软件的捷径键或使用秘技, 欢迎告诉我们,
让大家一齐分享.

今次为大家介绍一些有关档案管理的免费软件(Freeware)，这些软件可以帮大家对电脑内的档案(尤其是一些重要的公司资料，例如客户资料，财务资料等)进行有效管理。如为档案制作备份，将不小心删除的档案还原，彻底删除档案，还有将档案进加密提昇保安程度。

#1 档案备份(Backup)

一些重要的公司资料，例如客户资料，财务资料一定要作出备份，以防一些特发情况下(如电脑硬碟损毁，病毒入侵，人为错误等)资料流失，令公司运作受到影响。为公司资料进行备份，在意外发生时，可以将损失减至最低。

http://www.educ.umu.se/~cobian/cobianbackup.htm
介绍的这个备份软件用户介面清楚易用
- 能够设定备份工作时间表(Schedule)
- 支援不同的保案加密技术
- 更可将备份送至不同地方储存(如FTP)
- 还可以将行摇控备份

#2 将删除档案还原 (File Undelete)

若果不小心将一些档案删除，更将Windows内的资源回收筒进行清理，亦没有为档案进行备份。要想修复文件，将档案还原亦有方法。

http://www.snapfiles.com/get/restoration.html

虽然这个软件用户介面比较简单，但能有效为已删除的档案进行扫描进行还原。
- 可为记忆咭内的档案进行还原
- 这个软件无须安装(installation)
- 整个软件只有192Kb，可完全放入磁碟内

#3 彻底删除档案

将档案彻底删除可避免资料外洩，亦可避免档案被修复还原。

http://www.heidi.ie/eraser/
这个软件可以有效将电脑内的重要资料透过不同的程式运算进行重覆编写以将档案彻底删除，另外亦可定时为电脑内的临时档案进行清除。

#4 将档案进行加密

替一些档案进行加密，亦可大幅提昇保案程度，确保档案资料不会被其他人浏览。

http://www.cypherix.co.uk/cryptainerle/index.htm?adv=snap

这个软件可以将重要的放入一个已加密的虚拟磁碟(Virtual Drive)内
- 128Bit 加密
- 亦可发送已加密的电邮档案

以上介绍的都是一些简单易用的免费档案软件，希望可?以帮大家加强档案的保安管理。在使用以上软件前，大家应先参阅软件的用户使用証(User
License)内的条款及相关的用户手册(User Manual)。