很多朋友说, 利用电邮进行宣传推广需要发送大量电邮, 緃使回应率可能很低, 但亦可以有一定数量的回应. 近年, 垃圾电邮泛滥, 不论是网络供应商还是用家都会设定过滤软件, 将垃圾电邮过滤, 这亦将电邮进广的效能降低.
其实, 只有拥有一个优质的电邮地址列, 电邮推广仍是一个既便宜又有效的宣传推广方法.

授权发送电邮

最有效的电邮地址列, 就是由用户主动登记, 并愿意接收你所发送的电邮资讯. 你可以在网站建立一个电邮登记表格, 让访客进行登记, 填上他们的电邮地址, 用作接收你的资讯. 要确保登记人为电邮地址的拥有人, 你应该采用双重认证, 当他们填写电邮地址作登记后, 你应当立即发送一封内附有确认连结的电邮, 用户需点击相关连结作出确认才完成整个登记程式. 这样便可避免使用他人电邮地址作登记的情形出现.

由于这些电邮地址都是用户主动提供的, 推广电邮的开启率和回应率都会十分高. 另外, 这些电邮都是授权发送. 所以, 亦不会有被指滥发电邮的情况出现.

吸引用户登记

要吸引用户登记, 你需要
- 提供跟用户相关和有用的资讯.
- 订明清晰的发送时间: 每天, 每星期, 还是每月. 会不会在其他情况下发送电邮.
- 轻易的退订机制. 可以让客户不再接收你的讯息
- 清楚写明会否发送其他商户的资讯
- 私隐声明. 客户的个人资料会如何处理.

当你的网站可提供有用的资讯, 有明确的发送程序和尊重客户的情况下, 客户便会有较大的信心去登记接收你的电邮资讯.

发票上的资料
以下列出在发票上的基本资料
- 你的公司名称

- 公司地址

- 电话号码

- 电邮地址

- 增值税号码 (如适用)

- 发票号码
每一张发票都应有一个独立号码. 你亦可在号码前加上字首, 可以用作分辨客户或文件类型.

- 发票日期

- 客户资料
包括客户名称和地址. 你亦可以加上电话等联络资料.

- 付款方式
列出你所要求的付款方式, 你亦可列明付款的时限.

- 付运方式
列出货品如何付运

- 金额

- 备注
你亦可将一些额外资料加在备注.

发票格式
若果你的客户可以接受电子格式的发票, 你应该将你的发票以PDF格式送出.
PDF 格式适宜用作电子发票:
(1) PDF 不可以轻易修改
(2) 它可以在不同的平台透过免费的阅读器开启
(3) 在不同的平台下, 发票的格式仍能保持, 并可正确列印.

使用PDF格式有什么好处？

1. 夸平台
PDF是一种便携式文件格式，它可以在 Windows，Macintosh和Unix系统上开启。PDF是一个特别的文件格式，它是独立于硬件，操作系统和应用软件。它可以在不同的平台使用，例如在Windows创建一个 PDF文件可以在其他平台如Macintosh或UNIX，读取无误。这亦是在互联网分享文件都选择采用PDF格式。

2. PDF浏览器是免费软件
PDF文件可以使用免费软件开启和列印。PDF阅读软件可从互联网上免费下载至电脑或其他流动装置。换句话说，PDF格式的文件可以让所有人自由阅读。

3. 密码保护
PDF文件可以让你使用密码进行保护。你可以使用密码保护你的PDF文件，限制印刷，编辑和复制。

4. 不能轻易修改内容
JPEG，GIF或TIFF文件格式可以很容易地进行修改。但是，PDF文件不能轻易改变，又或会留下一个电子标记。如果你与他人分享您的照片，照片可以很容易地被改动。但是，如果您的照片是存放于PDF格式，您的照片不能轻易改变。PDF格式也方便让你翻页来来回回查看您的照片。

关键字在搜寻引擎优化有着重要的作用, 它可以影响网站在搜寻结果中的排名. 你需要将关键字加在网页内不同的位置, 如: 标题, 描述, 内文的首个段落等. 但要放在那里才最具效益, 最有效提升搜寻结果的排名. 以下列出网页内最重要加上关键字的地方.

1. 标题

2. 标题的开端字

3. 网址

4. H1 标签内

5. 内部连结的 连结字词

6. 外部连结的 连结字词

7. H1 标签内的开端字

8. 首个段落

9. 子网址

10. 网页名称

电邮推广活动是其中一个最便宜的宣传方法, 可以向客户宣传推广你的产品. 虽然是十分便宜, 但仍要采取不同的步骤去提升成功率. 要开展一个成功的电邮推广活动, 你需要:
- 整理有效的电邮列
- 电邮推广软件
- 吸引的电邮内容
- 但甚么时候发送呢?

让我们一齐看甚么时候不宜发送电邮

- 晚上, 深夜
一般人都会认定推广电邮和垃圾邮件都是在晚上时间发送. 当他们早上回到公司, 他们检查电邮时便会将那些推广电邮和垃圾电邮一并删掉. 大家都不会预期他们有关公事的电子邮件会在晚上发送.

那在办公时间发送又如何? 不建议. 因为这样或会打扰收件人, 使他们觉得烦厌. 比较理想的时间是接近放工的时间, 因为大家多会在接近放工时间, 处理一些其他事情或上网, 这个时间他们都会较轻松, 可以处理其他事情.

- 假期
在假期时候, 一般人都会远离电脑, 又或较少时间上网检查电邮. 当他们返回公司上班时, 他们会有大量的电邮要处理. 那些推广电邮和垃圾邮件往往就会不望一眼而被删掉. 你应该避免在圣诞, 新年这些时候发送电邮.

- 周末
周末的情况跟假期相类似. 在星期一早上, 公司的电子邮箱总是满满的, 通常第一项工序就是一次过清理垃圾和不相关邮件, 再往后处理重要的电邮.

- 为网站进行优化
配合搜寻引擎要求, 搜寻引擎优化是达致更前搜寻结果的重要一步.

- 避免只是单纯Flash网站
搜寻引擎不能解读Flash内容, 它们亦不会为这些内容进行检索.
若果你的网站全部为 Flash内容, 网站被搜寻引擎检索的机会便不大.

- 避免使用Javascript 导览选单
若你的网站使用Javascript 导览选单, 你亦应提供代替连结.
导览选单可以让搜寻引擎跟随并进行检索.
但是, 搜寻引擎不会解读 Javascript, 所以应避免 javascript 导览选单.

- 建立连结
争取在其他网站建立指向你网站的超连结, 这样有助提升你网站的知名度和排名.
这亦可让更多人找到你的网站.

- 在网站加入相关的关键字
在网站标题, 描述, 和内文加入相关的关键字.
若你的网站缺乏相关的关键字词, 别人怎可找到你的网站呢?
立即审视你的网站关键字.

- 避免暗黑招数, 如滥加关键字
搜寻引擎会对那些使用暗黑招数的网站作出抵制, 并降低排名.

发票就是由商家开发给客户, 而客户就根据发票的内容付款给商户.

很多小商家仍旧使用手写发票, 在发票逐一填上产品和价钱资料, 完成后再转发给客户. 另一个方案就是采用Excel的范本. 每次开发票时, 就开启范本, 在预先留空的位置填上产品和客户资料并列印给客户. 手写发票和使用Excel的范本都是较简单和便宜的方法, 但是郄有不少的缺点, 为公司运作带来不方便. 由于文件单一储存, 资料并不是储存在单一系统内, 要找寻旧发票会更花时间, 亦没有任何搜寻工具可协助, 更不可以自动制作统计报告等, 这会为公司的管理带来不便.

使用发票开单软件的优点
1. 提升发票资料的准确性
使用手写发票往往很容易忘掉填写某部份资料. 发票软件内置不少的功能, 例如:自动设定发票日期, 自动设定排版等. 它更可对于一些重要栏目或填写错误作出提示. 有着这些功, 你便可集中于发票的内容, 确保资料正确, 这可大大提升发票的准确性.

2. 提升公司效率
在发票软件内, 你可以将产品和客户资料预先输入储存, 方便之后使用. 当需要制作发票时, 你只需简单按下按钮, 便可将预先储存的产品和客户资料载入至发票单据内, 你不用每次打入资料.

软件亦可让你制作不同的文件, 例如: 报价单, 收据, 送货单, 采购单等. 这是十分重要的, 因为它可以让你公司内的程序整合在单一软件内, 亦可大副减少文书工作.

3. 展示专业形象
你可以利用软件, 将发票制作成PDF档案. 若你需要列印或以电邮发送发票, 制成PDF档案是十分重要的. 一张美观而排版整齐的发票可以向客户清楚展示产品和价格资讯. 专业的发票可提升客户的信心, 亦增加客户再次购买的机会.

4. 让会计报税过程更轻松
若你使用手写发票或以 Excel 范本制作发票, 你便需以人手处理会计事宜. 这不单费时, 你或会把跟客户的交易资料记录忘掉. 利用电脑软件, 所有的资料都会被记录下来, 这些资料亦可以随时找到, 十分方便. 软件亦可制作不同类型的报告, 协助你制作相关的会计文件, 有效被免出错.

EasyBilling 易票据软件 助你制作报价单, 发票, 收据, 估价发票, 采购单, 送货单等等. 到访 EasyBilling 易票据网页 获取详细资料.

透过优化网站, 你可以提升网页的载入速度. 同时地, 你亦可使用较少频寛减省成本. 更重要是, 你的访客在参观你的网站时, 网页更快速载入, 他们可以有更好的体验. 他们亦愿意多花时间在你的网站.

以下是优化网站的四个重点.

1. 使用GZIP压缩页面.

利用 gzip 压缩页面, 网站伺服器会先将页面压缩, 再传送至用户. 用户的浏览器接收压缩页面后, 会进行解压再展示给用户. 透过压缩, 需要传输的数据会大幅减少, 频寛需求亦可减省.

你可以向你的网站寄存公司查询如何使用使用GZIP页面压缩.

2. 整理 CSS 和 Javascript 档案.

将档案内的空隔, 和备注删除, 你可以将档案缩小.
你亦可将没有使用的程式删掉.

3. 整合多个 Javascript 档案至单一档案.

若你有多个 javascript 档案, 你可考虑将它们整合至单一个档案. 若网页内有三个 javascript 档案, 浏览器便需要发送三次查询去获取这三个档案. 透过档案整合, 可以减省下载档案所需的时间.

你亦可以整合 CSS 档案

4. 图像优化.

利用图像优化, 你可以既保留图像的质素, 亦可以大幅缩小图像档案的大小.

当开发支票时, 很多人也会忘记填写一部份. 将支票存进银行时, 才发现支票因错漏而未能存入, 导致转帐延误, 这是令人十分懊恼的.

写支票要留意的数点.
- 写下日期
- 正确地填上收款人的名字. 填写时应尽量靠近左边.
- 是划线支票吗? 在支票的左上角加上两条钭线, 表示为划线支票.
- 填上文字金额. 留意可在最尾加上』正』字或划一条横线
- 填上数字金额
- 在支票上签名. 或需盖上公司印章.
- 在支票簿的存根填上资料, 以作记录.

写支票的一些贴士:
1. 若支票上有错误, 你应该清晰地将错误删掉, 并在修改处附近加上签名.
2. 使用墨水笔书写, 并确保不可修改.
3. 确定支票上的文字和数字金额一致.
4. 发出支票前, 再重覆核对.

其实, 支票列印软件可助你开发和列印支票.

ChequeSystem 支票列印软件 可助你避免手写错误. 它更可将支票的资料自动记录下来, 方便管理.
支票列印软件有很多不同的功能可有效助你开发和列印支票.

1. 自动设定支票日期为当天. 若有需要, 可更改支票日期.

2. 收款人名字可以从预先制定的列表中载入, 不用逐次填写.

3. 只需键入数字金额, 文字金额便会自动转换.

4. 设有勾选格设定划线支票.

5. 精准列印, 确保不会留下太多的空白空间.

6. 软件更可就透支作出提示.

7. 支票资料会自动记录.

8. 完整报告可列出开发支票的全部资料, 包括日期, 收款人, 金额等等, 更会自动计算总金额.ump sum.

9. 软件更可储存重覆开发的支票模版. 若你需要定时向收款人发出支票, 你可以利用支票模版建立支票, 不用每次输入支票资料.

你可以到访 ChequeSystem 支票列印软件 详细瞭解如何轻松开发支票.

SIW 是一个系统资讯工具可以展示系统资讯, 硬体设定等资料.

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其他功能包括 MAC 地址变更, 网络芳邻扫描, Ping, Trace, 和报表制作等..

SIW 可不用安装直接运行. 你可以将它储存在USB盘内, 作为其中一个系统管理工具.

SIW 可以在这里找到
http://www.snapfiles.com/reviews/SIW/siw.html